供应部辅材采购程序.docxVIP

1 适用范围 本程序适用于供应部辅材设备采购管理。2 涉及人员部长及业务人员3制度3.1所有材料计划经库房编号后转至供应副总处审核签字转供应部长。3.2供应部长收到材料计划审核签字后分发给负责业务员。3.3询价。业务员收到材料计划后于规定的期限内进行询价，将报价单整理后转至供应部长，供应部长审核完后转至供应副总。3.3.1金额20万元及以下三方询价，于3日内递交报价单到供应副总。3.3.2金额20万元以上5方询价，于5日内递交报价单到供应副总。3.3.3加急计划在收到计划后当日内完成询价，递交报价单到供应副总。3.3.4每种设备材料单笔采购金额大于2000元的，必须进行询价。3.4供应商的确定。供应副总接到报价单后当日确定供应商，并反馈供应部。1万元以下供应副总自行决定，1万元以上要报总经理处批准。3.5合同签订及记录。供应部接到采购通知后，业务员在1天内拟合同做合同评审，经相关使用单位签字确认后，转供应部长及供应副总签字确认，并回传合同。合同上必须标有合同编号，并在合同登记本上进行记录。3.6预付款申请。需要预付款生产或提货的设备材料，在合同签订后最近付款日申请付款，加急计划于合同签订日必须付出。3.7材料计划及报价单、合同的存档。业务员每月将各自负责的材料计划以月为单位按编号前后进行装订存档。报价单等文件必须和合同存放在一起，如有未执行的报价，应单另建立报价单档案将此类报价单归档存放。以客户为单位建立档案袋，如一个客户项下发生多笔业务，在合同评审上必须明确标清设备的使用单位；如一票合同项下的文件过多，应按合同号再进行分类存放；3.8设备材料的跟踪。合同签订及款项办出后，业务员需填写设备材料跟踪记录，对设备材料进行跟踪。对每次跟踪情况进行记录，如出现设备材料迟于合同交货日期，应第一时间汇报主管领导及副总。3.9设备帐的记录。负责设备采购的业务员需以客户为单位区分合同记录设备采购帐。 3.10设备材料进厂验收。业务员应于设备材料进厂前至少半天将信息告知库房及技术部，设备进厂后组织库房及技术部人员进行验收入库。以技术协议及随车装货单为验收依据。并负责回收合格证、产品说明书、产品质量证明等文件并存档。3.11办理入库手续。业务员应于设备材料卸货当日到库房办理入库手续。未到发票的，以合同或销货清单入库。3.12催发票设备材料进厂后当月，业务员将发票回收。发票收到后，经办人、供应部长签字后转内勤，由内勤负责到供应副总及总经理处签字。3.13尾款及欠款支付业务员负责设备材料款项的支付上报。如有到期需支付的款项应在每周五整理下周需付款项的明细，并上报部长及副总统一安排。设备提货款需附合同及供应商提供的提货通知，有合同的设备材料款每次支付都需附合同。3.14入库凭证的传递、保管、审核业务员将各自负责的设备材料入库凭证签字确认后交库房入库，并负责取回，和报价单或合同、发票匹配后转内勤，由内勤转供应副总审核。所有经询价的入库凭证都必须匹配询价单方能审核。供应询价单必须标明材料号或哪天的月计划，审核询价单需附材料计划，审核销货清单需附询价单，审核发票需附合同。3.15供应商到厂安装调试维修设备记录及安排人员食宿。业务员负责供应商到厂安装调试维修设备的记录；到办公室办理入门手续（门卡或参观证）、领取安全帽；到后勤部办理食宿手续。人员到厂登记，调试维修明细等内容要详细记录清楚，离厂前，安装调试人员及技术部负责人均需在记录上签字确认。3.16设备由供应商负责安装调试的业务操作。供应部采购的设备如果是由供应商负责安装调试的，供应部必须指定专人进行安装调试跟踪工作。负责协调保证供应商施工单位在本厂安装调试工作保持顺畅，生活食宿妥当，与施工单位及我司技术负责人密切联系，跟踪安装调试进度，并每天进行安装调试记录，并对出现的问题及时上报领导解决。3.17外调机械（吊车、挖机等）的操作各部门分厂需使用外调机械，需上报外调机械申请，由主管副总签字确认后转供应副总签字，再转供应部长。供应部长收到后交业务员进行登记联系，此单暂交由使用单位，待任务完成后，使用单位将使用时间标清后交供应部结算用业务员接到《外调机械申请单》后，将车辆吨位、费用计算方法、结算金额标明后、转库房入库。入库单和《外调机械申请单》一起转领导签字。3.18质量投诉的处理对于质管部下发的质量投诉处理报告，业务员要在当天以书面文件方式告知供应商并要求供应商在3天内查明原因，以书面方式回复并告知处理方式及整改措施。业务员收到回复后交供应部长及副总签字后一份存档，一份返回质管部。对于库房上报的不合格品处理单，业务员要第一时间书面告知供应商，将不合格品进行退货处理，情节严重的，要对造成的损失进行赔偿，处理手续要和不合格品报告单一起交供应部长和副总审核；对提供不合格品的供应商要对其停止供货整改，待提供合格的样品通