第八章日程安排试卷.ppt

* 5 日程安排计划管理 5.1 提示工作 电子提示系统 人工提示系统 * 人工提示系统 基本办公日程表 固定日期活动一览表 使用提示性备忘录 准备约会表 准备特殊提示卡 准备交往提示文件 * 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 * * 第八章 日程安排 * 框架 1. 日程安排与文秘人员 2. 日程安排的意义 3. 文秘人员在日程安排中的工作 4. 日程安排计划表的种类和管理 5. 日程安排计划管理 * 1. 日程安排与文秘人员 管理者的行动有两部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才可以执行。 一般来说，关于日程计划的制作和管理并不十分困难，但与有关人员的联络、调整等事项，则是个大问题。 * 2. 日程安排的意义 日程安排，就是“关于管理者的会谈、面谈、出差、访问等作计划、实行、变更及调整”。概括地讲，是指“秘书为使管理者能够有效发挥其功能所做的辅佐活动”。 * 管理者对于有限时间的如何分配及活用，可以说是与该企业的业绩息息相关的。 当然，公司的绩效不但与时间的安排有关。 * 通常，上司对于应该从事的各种活动，先判断其紧急和重要程度之后，再编进日程计划中。 文秘人员所扮演的就是辅佐管理者活动、增加管理者管理能力等这类的角色，其工作包括把会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和必要的联系、调整。同时文秘人员也必须具备良好的判断能力和敏捷的行动能力。 * 3．文秘人员在日程安排中的工作 属于日程安排计划项目中的会议及访问，基本上由上司自己的判断去决定，而有关日程安排计划的制作：由上司本身去做，文秘人员只从事计划实务的管理；文秘人员不仅是是管理，也受上司委托去作日程计划，此外也有介于这两者之间的；重要活动由上司做计划，一般性的活动则交文秘人员判断处理。 * 由文秘人员决定的程度是因为下列原因： 该企业的经营性质与形态 上司所负责业务的类型 上司的性格 文秘人员本身的能力及经验 上司对文秘人员的信赖程度 上司和文秘人员的合作年资及其内容 * 问题： 如何争取更多的权力？ * 在决定日程安排计划中，文秘人员必须了解“优先顺序”的评价标准，而该评价标准应该是上司的标准。 另一份方面，文秘人员了解上司的标准，需要长期的观察和了解，决不是一朝一夕就养成的。 * 4．日程安排计划表的种类和管理 文秘人员制作的日程安排计划表在上司看来，是为了按照该计划表有效进行工作的一种工具，但在文秘人员看来，则是为了使上司能够在某一天、某个时间，按照计划行动而辅佐上司对时间进行支配的备忘录或核对表。 * 4.1 日程安排计划表的种类 4.2 约会 4.3 日程计划表的制作和填写 4.4 日程计划表的确认 4.5 日程计划表的变更和调整 * 4.1 日程安排计划表的种类 年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。 预定表是为了要难够一目了然公司一年内所有活动事项而制作，所以，通常是由总经理办公室等管理全公司的部门，于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。 * 月预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会谈、面谈、出差、访问等预定计划。 周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务。 由以上可知，除了年预定表以外的活动计划表中有三种，但一般企业却是以综合这三种模式的情况比较多。 * 22日预定表 时间 事项 地点 备注 9：00 与行业协会的李先生谈话 总裁会议室 上个月预约之事 10：00 与营销副总商量营销策略 总裁办公室 11：30 与王厂长午餐 午餐在公司餐厅，座位已预订 华为的谢经理同餐 15：00 成本会议 第三会议室 田总经理出差，不能参加 * 4.2 约会 约会就是“相与对方面谈时，和对方联系获得同意并确定时间、地点等”。 要求约会时。要求的方法有电话、写信、访问时或在开会、集会时约定下一次约会的时间等多种。 * 向对方要求约会时应注意的事项： 要获得上司的许可 对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理 如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员加以确认 要正确地告知对方赴约者的姓名、职