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归档文件整理 第一节 归档文件整理原则 一、归档文件整理原则 （一）归档文件 广义上讲，归档文件包括机关形成的和其他针对本机关的须归档保存的所有文件 材料。包括科技文件材料、专门文件材料、声像、照片、电子文件等。狭义上讲，就 是《规则》中对这一概念的界定与表述：归档文件是指立档单位在其职能活动中形成 的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 第一，归档文件的形成者很广泛。机关、团体、企事业单位及其他社会组织，只 要能独立行使职权并能以自己的名义对外行文，便构成一个立档单位。 第二，必须是办理完毕的。“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成， 而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。如请示与批复，在复文发出或收到 以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份通知收到后经过相关人员的传阅，也算是 办理完毕；本机关的发文，文件印发后就算办理完毕；有的文件，如计划、规划、指 示、规定等，在贯彻执行上需要一定的时限，但印发或收到传阅后，其文书处理程序 已经完成，就算办理完毕；会议记录，一年中最后一次会议开完，即为办理完毕；会 议文件，会议结束即为办理完毕；等等。 第三，归档文件特指作为文书档案保存的各种纸质文件材料。一方面从现行我国 档案管理的实体分类来讲，归档文件只适用于文书档案。即各级机关、团体、企事业 单位及其他社会组织在决策、组织、管理、协调等职能活动中形成的档案，是由在这 些单位中普通使用的文件组成的。而不适用于科技档案、专门档案、声像档案、电子 档案与实物档案。另一方面，从文件载体而言，归档文件整理规则只适用于纸质文件， 而不适用于磁带、胶片、磁盘、光盘等其他特殊载体形式的文件。 （二）归档文件整理 - 1 - 这是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。《规则》将归档文件整理表述为： 归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。 1.“件”是归档文件整理的基本单位。一般以每份文件为一件，下列有内在联系 的文件在整理时，可作为一件： （1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件； （2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多。又是单装订， 如附件一、附件二、附件三，以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次 列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）； （3）收文处理单应与来文作为一件； （4）原件与复印件或手抄件作为一件； （5）转发文件与被转发文件作为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分 开保存）； （6）报表、名册、图表类文件材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件； （7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件； （8）归档文件的中文与外文为一件。 2.归档文件整是由相互联系的若干工作环节组成的。包括文件的装订、分类、排 列、编号、编目与装盒。每个工作环节相互独立，有具体的要求与方法。各个工作环 节又相互联系，成为一体。 3.归档文件整理的结果——卷盒。通过一系列整理环节，使一盒内的文件齐全、 完整、有序，体现出文件形成的规律，反映文件之间的历史联系，方便管理和利用。 （三）归档文件整理原则 归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不 同价值，便于保管和利用。这是贯穿归档文件整理工作全过程的准则和要求，也是若 干年来我国文件管理、档案管理工作的经验总结。 1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件的形成规律是由机关、 团体、企事业单位和其他社会组织工作活动的规律决定的。文件之间的有机联系，是 - 2 - 在机关工作活动中自然形成的。机关的工作活动是按照组织结构、职能、工作规律进 行，从客观上决定了文件之间的联系是有规律的。比如，一个单位年初有工作计划， 年终有工作总结； 一项工程的建设，一种新产品的试制与投产，一个科研课题的完 成，一次会议的召开，都要经过酝酿、计划、设计、组织、验收、总结等过程，就会 有规律的形成各种具有密切联系的文