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Word 邮件合并 使用邮件合并功能向电子邮件地址列表中的收件人发送个性化 邮件 全部隐藏 当您要向地址列表中的收件人发送个性化电子邮件时，可使用邮件合并来创建电子邮件。每封邮件的信息类型相同， 但具体内容各不相同。例如，在发给客户的电子邮件中，可对每封邮件进行个性化设置，以便按姓名称呼每个客户。 每封邮件中的唯一信息来自数据文件中的条目。 而且，通过使用邮件合并，每封电子邮件都将单独邮寄，每个收件人是每封邮件的唯一收件人。这与向收件人组广播 邮件或在邮件的密送 (bcc) 行隐藏收件人不同。 注释 必须安装 MAPI 兼容电子邮件程序。借助 Outlook MAPI （消息处理应用程序接口）的功能，Microsoft Office Word 和 Microsoft Office Outlook 才能在发送合并的电子邮件时共享信息。 必须使用同一版本的 Outlook 和 Word 。如果使用 Microsoft Office Word 2007，则必须使用 Microsoft Office Outlook 2007。 不能将收件人添加到 Cc （抄送）行。邮件合并不允许指定附属收件人。列在邮件“收件人”行的每个收件 人将收到邮件的一份副本。 邮件合并过程需要执行以下所有步骤： 1. 设置电子邮件。主文档包含每封电子邮件中都相同的文本和图形。例如，您公司的徽标或邮件正文。 2. 将电子邮件文档连接到地址列表。地址列表是 Word 在邮件合并中使用的数据源。它是一个文件，其中 包含要向其发送邮件的电子邮件地址。 3. 调整收件人列表或项列表。Word 为地址列表中的每个电子邮件地址生成一封邮件。如果要只为地址列表 中的某些电子邮件地址生成邮件，则可选择要包括的地址或记录。 4. 将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中。在执行邮件合并时，邮件合并域内将填入地址列表中 的信息。 5. 预览并完成合并。您可在发送所有邮件前预览每封邮件。 您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。 提示 还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。要使用该任务窗 格，请在“开始邮件合并”组的“邮件”选项卡上，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。在该 过程的第 1 步中，单击“选择文档类型”下的“电子邮件”。 1/16 设置电子邮件主文档 1. 启动 Word 。 默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。 2. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。 3. 单击“电子邮件”。 恢复邮件合并 如果需要停止邮件合并，则可保存电子邮件主文档，稍后再恢复合并。Word 会保留数据源和域的信息。如果停止合 并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。 1. 当您准备就绪，可以开始恢复合并时，请打开文档。 Word 会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行 SQL 命令。 2. 由于此文档已连接到数据源，而且您要检索数据，因此单击“是”。如果您在打开文档时不了解该文档是 否已连接到数据源，可以单击“否”，以防止对数据的潜在恶意访问。 此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。 3. 单击“邮件”选项卡，恢复工作。 返回页首 将电子邮件文档连接到地址列表 要将信息合并到电子邮件主文档中，必须将文档连接到地址列表，它也称为数据源或数据文件。如果还没有数据文 件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。 注释 确保数据文件包含电子邮件地址列。在后续过程中要使用该列。 2/16 选择数据文件 1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。 2. 请执行下列操作之一： 如果要使用 Outlook 中的“联系人”列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。 有关使用 Microsoft Outlook“联系人”列表的提示 连接到 Outlook 联系人文件夹通常是一个简单的过程，但有时可能会遇到问题。以下是可能遇到 的常见问