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常用公文写作与重大活动的组织 第一部分：常用的公文写作 一、请示 （一）定义 请示是下级部门常用的陈述性公文之一，目的是请求上级部门对某项工作或问题给予及时的批准、解答以及帮助。 （二）分类 就请示的内容和性质来分，可分为以下三种类型： 求准性请示：请求上级对本部门工作问题的处理方法、步骤和具体要求予以批准的。 如：《关于举办第ⅹ届校园文化艺术节的请示》； 解答性请示：请求上级对工作遇到政策和策 略上的疑难问题予以解答的（文本申请，部门推责）。 如:《关于〈ⅹⅹⅹ〉中对申请贫困资助经费的“家庭贫困学生”如何进一步界定的请示》 批转性请示：请求将本部门文件向下级部门转发的。 如：《关于加强对我院学生学习纪律整顿工作的请示》。 （三）结构 １．标题 通常写明发文部门、事由和文种类别。如： 《学生处关于举办第X届校园文化艺术节的请示》 ２．正文 一般分四个部分： （1）顶格写明送达机关； （2）陈述请示的理由； （3）写明请示的内容（如有经费请示，应列出预算，包括 单价、数量、合计、大小写等）； （4）结束语 “求准性请示”加上“妥否?请批示！”； “解答性请示”加上“以上认识当否？请予指示！” “批转性请示”加上“以上请示，如无不当，请批转ⅹⅹ部门执行” （5）落款：发文部门和日期，盖章； （四）需注意的问题 1.请示的对象一定要选准。送达机关一般只能写一个办理和批准请示的上级机关，不能多头请示，（只有受双重领导时，才抄送另一领导机关，不能写领导姓名） 2.请示的内容要一事一请; 3.请示的文字要明确具体，简明扼要，忌大话、空话、套话，闪烁其词。 “求准性请示”应明确表达自己的态度和要求 ； “解答性请示” 应突出要点和顾虑点，语言表达准确 “批转性请示”要有解决问题的具体措施和办法，措辞把握分寸。 4.请示的形式要灵活（可备几个方案供选）； 5.请示的时机要适当（如暂时禁止外出时）； 6.请示的题目要一目了然; 如：关于组织学生跨校参加文化艺术节的请示 关于ⅹ级学生顶岗实习期间安排住宿及管理等有关事项的请示 二、报告 （一）定义 指下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行性公文。 （二）分类 就报告的内容和性质分，主要划分为： 工作报告——定期例行工作报告（如工作周报告、月报告、年度工作总结、个人述职报告等），和专题工作报告（如完成某项工作的工作汇报、某一方面工作的专项汇报等）； 情况汇报——汇报工作中发生或发现的某些情况和问题（如关于开学以来学生宿舍热水供应的情况汇报 等）； 答复报告——答复上级的询问，汇报有关情况。 （三）结构 １．标题 通常只写事由和文种。有的报告内容紧急，可写明是“紧急报告”。 ２．正文 一般分四个部分： （1）顶格写明送达机关； （2）先说明报告的目的，再用“现将有关情况汇报如下”过渡到下文； （3）报告内容 包括主要情况、存在问题。 （4）结束语 “工作报告”和 “情况汇报”加上“以上报告妥否?请指示！”； “答复报告”加上“特此报告”。 （5）落款（发文部门和日期，盖章）。 三、通报 （一）定义 为表彰先进、批评错误，传达重要情况 所发的下行文。 （二）分类 就内容而分，大体分为表彰性通报、批评性通报、情况通报、事故通报等。 （三）结构 １．标题 标题完整，也可不完整，只写“通报”。 ２．正文 一般分四个部分： （1）第一段：概括通报的内容、性质、作用和要求（如“关于表彰组织大学生创业实习先进单位、先进个人的通报”），先写此项活动的性质和目的，然后用“涌现出了一大批先进单位和个人，为表彰先进，激励先进，经 ⅹⅹ （单位或部门）决定，对 ⅹⅹ （单位名称）等ⅹ个单位和 ⅹⅹ （人名）等 ⅹ名同志给予通报表彰（表彰名单附后）”； （2）第二段：对先进事迹的先进性进行恰如其分的分析，写出给予精神或物质方面的奖励； （3）第三段：号召或要求 （4）落款（发文部门和日期，盖章） 3.批评性通报特别要注意用语和发送范 围，注意内外有别、上下有别。 四、函 （一）定义 用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。（如商调函、联系函等） （二）写作 答复函： 对“ ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ ”的复函 ⅹⅹⅹ 同志