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图书馆编目业务外包新问题及对策[关键词]图书馆编目;业务外包;问题及对策 图书馆编目业务外包,是借鉴工业企业业务外包的一种工作形式,一些图书馆将非核心的工作,通过招投标和签订合同的方式,外包给外界书商或业务机构,以方便集中自身力量搞好核心工作。业务外包体现了图书馆从传统向现代转型的必然发展趋向,值得我们探究。图书馆业务外包主要有以下形式摘要:采访外包、图书加工外包、编目外包、回溯建库外包、报刊装订外包、流通上架外包、计算机硬件维护外包、现代技术外包、物业管理外包等等,其中编目外包是目前图书馆应用最广泛、成效较显著的一种。 一、图书馆编目业务外包中应重视的几个新问题 编目业务外包并不表示编目业务在图书馆的结束, 而是意味着另一种更为复杂的管理工作的开始,所以在外包过程中更应重视以下几个新问题。 1.外包书商的选择。对书商的选择直接关系到业务外包的成功和否。图书馆应首先对书商的技术实力、信誉、资金、工作效率、服务态度、社会影响等多方面进行考察和调研, 并建立相关的评价指数, 在招投标的时候将其作为选择书商的硬性条件。对于承揽过该类业务内容的书商可以优先考虑。 2.加工方案的制定。图书馆在确定了书商后, 经过专门小组的讨论探究, 应对书商提出详尽的加工方案和加工要求。因为每个图书馆的目录体系都有自己的历史, 而书商的员工对图书的历史缺乏了解,所以加工方案除了对必备字段的要求外, 还需要有专门的文字规定相关著录、标引原则, 3.外包的适时考核和监督。在编目业务的外包过程中, 不论是到馆操作还是异地操作, 图书馆都需配备审核人员进行适时抽查和监督。审核人则根据规定对外包商提供的数据进行抽样, 把不符合加工要求的数据单列出来并提出修改意见, 且在表格中进行统计, 当书商的编目质量超过双方约定的“出错率上限”时, 则根据约定做出相应的处理决定。 4.加强沟通, 优势互补。我国图书馆的编目业务外包正处于起步阶段,无论是外部条件还是内部条件都有待于进一步完善。因此, 双方要本着相互理解的态度, 进行沟通。要把书商看成是图书馆工作的战略伙伴, 对书商的能力要有清楚的了解, 不应提出他们无法达到的目标和要求。同时, 应鼓励和协助书商谋求和具有庞大编目数据的CALIS联机编目中心、国家图书馆编目中心甚至图书馆系统商等多方的合作, 在多方合作中, 更好地实现图书馆和书商间数据的“互联互通”, 使外包效益达到最大化。 二、图书馆实施业务外包的策略 业务外包主要是透过与外包商合作及关系之调整,以改善图书馆服务质量,提高工作效率。而图书馆仍要承担规划、目标制定、监督标准制定及执行、评估及修正等工作,换言之,业务外包服务质量的好坏,图书馆应负责任,因此在制定外包策略时应注意以下问题: 1.决定业务外包考虑因素。实施业务外包之前,图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析,评估成本效益,听取各方意见,明确自已的核心业务,从而确定哪些业务与核心业务关联性不大,或是本馆难以提供足够的资源支持,或是自已完成成本高、效率低,这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。 2.选择合适的外包商,签定合作协议。外包商选择的好坏直接关系到图书馆外包业务成功与否。图书馆应全面考虑外包商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量,以及是否熟悉业务、价格水平等条件,在审慎外包商各方面因素后,认真签订外包合约,作为双方共同遵守及管理的依据。合约的内容应包含:工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、赔偿问题等。 3.加强对外包商的控制和管理。图书馆把业务外包出去后并非万事大吉,相反,应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中,图书馆还必须对外包商进行有效的监督,重视业务外包的过程管理,尤其是技术业务工作,同时应建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制,如提供意见箱、电子公告栏、留言板等。 4.建立良好的沟通机制,无论是与本馆职工还是外包商。图书馆与外包商的关系是互相依靠,互惠互利的双赢关系,双方在充分的沟通与相互理解基础上,加强合作与协调,使业务流程顺利进行。在图书馆内部,外包势必会影响到一些工作人员的利益,如编目外包,从前图书馆内部往往以编目人员为核心人物,知识层次最高的当是编目人员,由于编目外包,他们可能要转变角色,由台后服务走向台前服务。因此,要做好员工的沟通工作,得到员工的理解和支持。 总之,虽然图书馆业务外包模式目前还存在一些有待解决的问题,图书馆也存在一些顾虑。但是它体现了在知识经济时代传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆职能社会化的必然发展趋势。随着图书馆现代化、网络化程度的提高,虚拟馆藏比例的上升及联机编