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如何作好一次专业报告 广州中医药大学新药开发研究中心 陈建南 二 ○ ○ 三 年 二 月 报告前的准备工作 策略规划的考虑 目标要求 听众分析 后勤安排 目标要求 所讲的主题 为什么你被邀主讲:背景 时间限制 形式 其他讲者 相关程序安排 听众分析 人数 年龄范围 男/女比率 社会、经济地位 文化背景 所用语言 专业经验 后勤安排 时间 地点 室内布置:灯光、空调、时钟等 就座安排:礼堂型、课堂型、U型、星型等 设备:讲台(电子平台)、话筒、电脑、视听器材、屏幕、指示笔、接口与连线等 现场可提供的支援: 故障联络人 报告内容的组织 明确目标 搜集资料 撰写纲目 补充要点 编写大纲或全文 制作可视辅助工具(比如幻灯片、投影片) 猜测听众疑问 报告流程 报告内容构架 序言(引言) 正文(主体) 结语(结论) 序言 致意 介绍自己 提出报告目标 预览主要命题 正文:原则 限定命题数量 专业报告内容必须准确无误 纲目次序要合乎逻辑,顺理成章 话题转接处条求顺畅 详尽解释复杂观点 措词要切合听众 提供佐证资料,并注意说明出处 清楚在必要时哪些部分可忽略或放弃 正文:技巧 论证 展示 事实 例子 类推 证词 统计数字:量化、简化、可靠、可视化 结语 总结要点 强化听众对主题思想的记忆 让听众感觉到报告要结束 使用图表的若干原则 数据图表的基本要求 把数据、表格转换成图表更能迅速反映信息 把要强调的主题直接作为图表标题 每一图表只说明一个信息 每一单张尽量只有一个图表 图中要强调的那一项采用最强效果突出显示 标示整数才醒目,小数点以后数字更可忽略 使用图表的若干原则 应用数据图表应注意 不同图形间如座标设计值、图形尺寸不一,听众有可能产生误解 以角注说明数据来源、资料出处,但宜简明、低调 图表只能显示大致对比关系,更详细的信息要分发材料 使用图表的若干原则 制作数据图表基于5种基本对比关系 成分对比:总数百分比——饼形图 项类对比:项类排列顺序——条形图(横条) 频率分布:多少项类在一定范围 ——柱形图 (直方),若数量多可用线形图 时间序列:随时间改变 时间点不多,或注重程度和数量——柱形图 时间点多,或侧童变化和变化趋势——线形图 相关性:几个变量之间的关系 当相对比数据较少——双条形图 如数据超过15组——散点图 使用图表的若干原则 5种数据图表基本类型 线形图:最多用 粗细及对比强度: 最强调的趋势线 一般趋势线 底线 座标线 选最重要的4项,剩下归为“其余”项 示例: 中成药产业竞争力比较:市场占有率 使用图表的若干原则 5种数据图表基本类型 柱状图:最可靠,用量应仅次于线形图 柱体间距离应小于柱体 可用颜色、阴影、图形符号(如箭头)突出强调 选最重要的5条,剩下归为“其余”项 示例: 免疫功能低下模型的建立 实验结果 不同造模方法对溶血素生成反应的影响(N=10) 使用图表的若干原则 5种数据图表基本类型 条形图:应用量应占25%,作用常被低估。比柱形图可提供更大空间写项类名称 饼形图:常滥用,其实最不实用,应5%应用率 选最具代表性的6项以内,剩下归入“其他”项 放在12点钟附近的更醒目 比较2个整体间成分组成,改用条形或柱状图更佳 示例: 使用图表的若干原则 其它图表类型 位置图: 组织结构图、地图等 程序图: 流程图、甘特(Gantt)图等 因果关系图、原因分解图等 示例: 申报单位介绍 组织结构 建设方案 4. 建设周期 2002年7月至2004年12月,共30个月 肠道粘膜免疫、脾虚和四君子汤间的可能关系 辅助工具的选择与运用 常用可视辅助工具 实物与模型:如标本 纸面材料:照片、图片、分发资料等 视听器材 幻灯片 投影胶片 录像带 多媒体演示 制作幻灯片/投影胶片的要求 约每1-2分钟展示1张 每张只提出一个观点 风格和形式要统一 尽量控制字数 每张不超过8-10行 每行不超过8个英文词(或16个中文字) 每张的数目字不多于30个 字体要够大,后排座位也能看清 色彩鲜明:白/黑、白/蓝、红/蓝、亮黄/蓝 排 练 及早更正 大声朗读 先分段练习然后整篇练习 要熟悉但无须背诵 借助录音带听听自己声音 演讲技巧 专业形象 穿着宜比听众更正式一点 采用制作精良的可视辅助工具 适当提及本人的专业经历 有震撼力的开场白 5个方法: 赞赏听众 巧妙设问 让听众吃一惊 唤起听众好奇心(神秘) 引用他人的话或短故事 非语言的信息交流 声音:抑扬顿挫 面部表情:配合丰富 姿势:自信、镇定 身体动作:手势、头部动作自然 视线接触:目光轮换交流 强有力的结尾 由简单摘要开始 给听众一个简短而恰当的重点 蹦出激励句或警示句 结束语铿锵有力,令人能回忆、回味 处理提问的几个关
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