采购存档文件编号说明.pdfVIP

朗格斯特绿色科技(中国)有限公司 采购存档文件编号方法及使用说明 By Frank Ren, RD Dept. 1. 采购存档文件编号方法 所有进入采购流程的文档原件均应由采购部档案管理人员进行存档管理。档 案管理人员按照公司规定编号方法对归档档案进行编号。 编号设计遵循号码惟一性，防止重号，简明易识及最大限度的提供文本信息 等原则。 归档文件编号一般格式为： 其中：城市与部门缩写见附一。 示范编号如：LGT-LFFD-0102/2011.10.23 表示我公司 2011 年第 102 份采购事件， 由财务部申请使用，在2011 年10 月23 日签署生效；LGT-WXTD-0327/2011.12.03 表 示我公司2011 年第327 份采购事件，由无锡技术部门申请使用，在2011 年12 月23 日签署生效。 采购提单总编号，是以年为时间段，从每年的1 月1 日起记录。按照采购事 件进行编号，每个采购事件包括申请-询价-报价-技术资料-公司资质-订单-合同等 过程及文件。同一个事件中的不同文档均使用同一个 “年采购提单总编号”，不 同步骤文档的差别通过附码中的 “文档签订日期”进行区分。如： LGT-LFFD-0102/2011.10.10，LGT-LFFD-0102/2011.10.23 表示我公司2011 年第102 份采购 事件( 由财务部申请使用)中的两个不同类型文档。 2. 采购存档文件使用方法 自2011 年11 月14 日起，采购部员工在向文档管理人员提交归档文件时， 需同时准备 《文件移交清单》一式两份(见附二)，《清单》中包含文件中所有文档 1 朗格斯特绿色科技(中国)有限公司 名称及份数。文档管理人员按照公司规定编号方法对归档文档进行编号，并将编 号注明在《清单》中，双方对文档及编号确认无误后在两份《清单》上签字确认， 并各自留一份保存(编号需告知采购申请人，以便以后查询)。 同一采购事件涉及的所有归档文档使用同一个 “年采购提单总编号”，在同 一个文件夹中保存。对于报价单等在整个流程中会有多个版本的文档，需注明标 示第几版文件的文字，如报价单注明“第一次报价”等。上文所提到的文件夹中 仅保存最后一次经过优选后此类文档(即有效文档)。其他版本同类文档(未通过优 选的文档)，使用同一文档号，另备文件夹保存。采购过程中，当 《采购申请单》 中关于技术或其他条件有变化时，申请人需向文档管理人员提交具有完整公司流 程签章的《补充说明》，并归档，《补充说明》或新《采购申请单》的编号为原有 文档编号+字母(字母从a 开始)。 采购过程中的特殊文档按如下方式编号保存： 1）当如上方法编号不能够满足表达文件内容的需要时，文档保管人员可在 如上编号最后加括号“（）”，并填入相应描述，以便查询。如，廊坊研发部申请 了一件物资用于塔里木工程，则编号可为：LGT-LFRD-0075Tarim)。 2 ）当采购过程中，遇到特殊文件需转入其他文件夹存档时，需在原文件夹 中保存《文档转存说明》一份以记录文档转出后的编号及保存位置。《文档转存 说明》使用转出文档在此文件夹中编号。 2 朗格斯特绿色科技(中国)有限公司 附一：城市与部门缩写 城市 缩写 部门 缩写 备注 廊坊 LF 总裁办Chief Assistant Office CAO 按照公司现 人事部 Human Resource Dept. HR 有部门编写， 财务部 Financial Dept. FD 如有变动，请 研发部 RD 文档管理人 R