按照收文处理程序进行收文处理.pptVIP

任务分析 秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。 （一）收文登记的方法 根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记；分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。 （二）收文登记的具体要求 收文登记是一项十分繁琐而细致的工作，在登记中，文书人员应认真负责，一丝不苟。要做到以下几点： 登记时不能漏项，能在登记时完成的项目，应当即填上，需要后补的，应及时补上； 在填写收文号时不要空号、重号； 登记项目不可任意删减； 书写时，字迹要工整、规范，不得随意涂抹。用钢笔和签字笔； 分清轻重缓急。如果收文较多，那么先登记急件和重要件，一般件稍后处理。 （一）分送工作的原则和要求如下： (1)已有明确业务分工的文件，根据本单位的主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门。 (2)来文单位答复本单位询问的文件，如收到的批复、复函或情况报告、报表等，要按本单位原发文的承办部门或主管人分送，即原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就送哪个部门办理。 (3)分送文件要建立并执行登记交接制度。无论是分送给本单位领导人和各部门的文件，还是转发给外单位的文件，都要履行签收手续。 (4)要求退回归档的文件，要在文件上注明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失。 （一）传阅文件的要求： (1)有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按不同的密级要求限定传阅范围。 (2)传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控制好传阅时间。 (3)文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。 (4)每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单（见下表）。凡传阅人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。 （一）拟办的范围 需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办意见，其范围包括： 上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件； 机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等； 下级机关主送给本机关的请求性文件； 平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻和承办的文件。 （二）拟办的要求 拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单（见下表）“拟办意见”一栏内。 2.按批办意见办理 承办部门（人员）收到交办的公文后，应认真阅读，掌握公文内容、发文意图及领导的批示意见，按照批办意见认真组织办理，不得自行其事，或者寻找理由推诿。但当遇到批办意见与实际情况不一致，或随机出现了新情况而不能按批办意见执行时，可以请示后按批示意见办理；情况紧急的，可在一定的条件下，采取相应措施。两个或两个以上部门联合办理公文时，被定为牵头单位者，应担负起主办责任，并负责将有关单位提出的意见归纳整理，报请本单位领导审批。协办单位要积极配合，不得借故推诿。 3.及时快捷办理公文 任何公文都具有时效性，对需要承办，而本身没有明确规定办理时限的公文，承办人员应根据公文的性质与重要程度及以往惯例，确定办理的时限；对于紧急公文，应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。通常，特急件应随到随办。尽快在当时或在一日之内办理完毕；急件原则上也是随到随办，最迟不超过三天；对于限时完成的公文，应在限定的时间范围内必须办理完毕，不能延续。 4.依据规章办理公文 承办中应遵循有关的方针政策、法律法规，依据惯例及实际情况，办理公文。同时，承办工作要实行岗位责任制，对公文承办人员要明确职责，提出具体的要求与指标，做到目标明确、各司其职、权责相符，赏罚分明，以保证承办工作准确、及时、安全。凡被指定为牵头单位者，具有主办责任，但不得独自行事，而应在法定职权范围内召集会议，组织协调，并负责将有关单位提出的意见归纳整理，拟写办理意见。 5.签注公文的承办结果 为了日后查考公文承办的过程、方式、结果以及承办的责任者，便于维护正常的承办工作秩序，防止出现重复办文的现象，需简要注明公文的办理经过与结果，包括发文承办的，注明复文号、复文日期；会议承办的，注明会议名称、会议时间、议定事项；电话回复的，注明时间、地点、人员、主要内容；当面解决的，注明时间、地点、解决方式方法，措施与结果等。 在公文办理完毕之后，