高级办公自动化课件01.pptVIP

第三节 常用日常办公文档的编辑 教学知识点 邮件合并 政府（单位）的公文 聘书的制作 第三节 常用日常办公文档的编辑 邮件合并 邮件合并的引入 日常办公时，常常处理大量的信函或报表，这些文件的大部分内容基本相同，只是其中一些数据不同例：绍兴文理学院百年校庆，需向校友、领导和友人发出邀请函。邀请函的内容除了被邀请对象不同外，基本内容都是相同的。为提高工作效率，减少重复工作，使用Word提供的“邮件合并”功能来对每一个被邀请者生成一份单独的邀请函 第三节 常用日常办公文档的编辑 邮件合并 邮件合并的原理 邮件合并过程中，要使用两个文档，一个是主文档，为信函或报表中共有的内容；另一个是数据源，为变化的数据，如姓名、部门名称等。合并时将主文档中的信息分别与数据源中的每条记录合并，形成合并文档 邮件合并的方法 向导法 “邮件合并”工具栏 第三节 常用日常办公文档的编辑 邮件合并 案例1：制作文理学院百年校庆邀请函 案例2：带有图片的邮件合并：代表证的制作 提示：图片的插入方法 图片在数据源中存放的是路径，例如：E:\\职工信息\\001.jpg，注意这里是双反斜杠 照片域的实现:光标定位在插入照片处，按Ctrl+F9插入域，输入IncludePicture “path”；由于不同的图片文件名不同，Path处的路径可由合并域得到，在引号内按Ctrl+F9插入域，输入MergeField ”照片“，图片域代码为：{IncludePicture ”{MergeField “照片}} 第三节 常用日常办公文档的编辑 邮件合并 制作职工工资条 说明： 当数据源中的数据是小数时，合并后的数据将显示双精度浮点数，还原方法：将该域选中，按Ctrl+F9，插入一个域，在该域内开始位置输入=，可以还原数据源中的数据格式 合并后的文档是一页显示一条记录，若一页显示多条记录，可设置文档类型为“目录”形式 第三节 常用日常办公文档的编辑 邮件合并 政府（单位）的公文 模板的应用 案例：绍兴文理学院文件 多单位公文表头的制作 表格法 双行合一法 EQ域法 聘书的制作 教学内容 第一节 科技长文档的高级排版 第三节 常用日常办公文件的编辑 第二节 表格操作与图文混排 第四节 文档的安全设置 第四节 文档的安全设置 第四节 文档的安全设置 用户只可浏览而不能复制与修改文档 对部分文档进行保护 用户只能填写文档中的部分内容（窗体） 文件的加密 * * PPT精彩演示之路 实用与应用 高效与专业 绍兴文理学院 王秀庆Wangxiuqing ——高级办公自动化AOA 第一讲 WORD高级应用与办公技巧 第二节 表格操作与图文混排 第三节 常用日常办公文件的编辑 第四节 文档的安全设置 第一节 科技长文档的高级排版 第一节 科技长文档的高级排版 教学内容 第一节 科技长文档的高级排版 教学知识点 Word视图 页面设置与打印设置 格式的设置 样式 分节与分页 页眉和页脚 目录 文档结构图 第一节 科技长文档的高级排版 Word视图：页面、普通、大纲和Web版式视图 页面视图：最常用的视图，以页面的形式显示文档，忠实显示页面所有元素，与实际打印效果相同，但耗用电脑内存 普通视图：不能一页一页的显示文档，使用一条虚线表示分页。在普通视图中不能编辑图形、页码、页眉和页脚等内容，只能进行纯文字的输入与编辑操作 第一节 科技长文档的高级排版 Word视图：页面、普通、大纲和Web版式视图 Web版式视图：由于Word文档可以保存为网页，因而在Word中提供了Web版式视图，该视图模拟浏览器显示文档，不提供分页、页眉和页脚，文档的内容随窗口大小自动调整 大纲视图：呈现长文档的大纲，通过“大纲”工具栏，方便进行大纲的编修，该视图一般进行查看和组织文档结构 第一节 科技长文档的高级排版 页面设置与打印设置 页面设置 设置纸型、版心、行数等 【案例】设置纸张为：A4 版心为146×240mm， 不含页眉页码为146×220mm 每行34字，每页31行 打印设置 份数、对纸型的适应性 和双面打印 第一节 科技长文档的高级排版 格式设置 格式：格式是指文字、段落等对象的设置，通过“格式”菜单或格式工具栏进行设置 格式刷的使用 查找和替换 查找和替换文字 批量设置字体格式、样式 【案例】把文档中的“博客”全部替换为粗体、红色 通配符的查找和替换：*和？ 【案例】将文档中的书名统一设置为黑体、红色 快速选定特定的内容 第一节 科技长文档的高级排版 样式 样式是将修饰某一类段落的一组参数：字体类型、大小、颜色、对齐方式等，用一个特定名称命名，这个名称叫做样式，或者说，样式就是一组命令或格式的集合 样式