文秘写作法定公文基础行政公文(格式).ppt

（五）版记各要素标识规则 公文版记的要素包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、版记中的反线等。 1. 主题词 主题词是用于标示公文主题、方便公文检索查询的规范化词与词组。 标注主题词可以提高公文检索与查询的速度，有利于提高机关的办事效率，有利于文书档案管理的规范化、系统化和科学化。 《国家行政机关公文处理办法》规定：公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词。 《国家行政机关公文格式》规定：“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不用标点。 公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。国家行政机关公文主题词由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。 《国务院公文主题词表》简介 国务院办公厅秘书局于1997年12月修订的《国务院公文主题词表》共有15类1049个主题词，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。 词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词，如“体制”、“职能”、“编制”等。 第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。 《国务院公文主题词表》中说明的标引方法 一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。 标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。 根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。 当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面“△”以便区别。 如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用。国务院办公厅秘书局将定期修订附表。 主题词标注的步骤 审读文稿，分析主题，确定主题概念。 查阅主题词表，在主题分析的基础上，借助主题词表将自然语言转换成规范语言。 将选择的主题词标引在规定的位置上，最后由文件审核人审定。 例：主题词 《国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词为“农业” 、“水土保持 、“通知” 。 《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》的主题词为“经济管理” 、“企业”、“破产” 、“劳动” 、“就业” 、“通知” 。 《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》的主题词为可标“科技” 、“体制”、“改革”、“决定”。 2. 抄送机关 《国家行政机关公文处理办法》规定：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 《国家行政机关公文格式》规定：公文如有抄送机关，在主题词下一行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号；如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 在实际应用中，如果一份公文既要抄送下级或平级机关，又要抄送上级机关，则抄送机关要分段书写，其顺序应依据机关的性质、级别、隶属关系依次排列，上级机关在前，平级和下级机关在后。 3. 印发机关和印发日期 印发机关不是指公文的发文机关，而是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。 印发日期指接到公文定稿后起印的日期，一般写成“××××年×月×日印发”。 《国家行政机关公文格式》规定：印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字；印发机关左空1字，印发日期右空1字；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 注意：印发机关和印发时间只能占一行位置。如果印发机关的字数太多，可以自行简化。 4. 版记中的反线 《国家行政机关公文格式》规定：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 反线的作用，一是明示版记各要素之间的界线，二是使版面规矩整齐，美观好看。 5. 版记的位置 《国家行政机关公文格式》规定：版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。 确定版记位置的几种特殊情况 1 公文没有附件，公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。 公文没有附件，公文的篇幅在一个折页（四面）以上，如果采用骑马订，公文的面数就是4