有效能的时间管理.ppt

有效能的時間管理 請閉目一分鐘思考這個問題 如果您的餘生只剩下三天, 您會做那三件事情? 什麼是你生活中最重要的事？ 你的人生意義何在？ 你希望成為何種人物或完成什麼目標？ 想想看你有什麼長期目標 想想看人生中最重要的人際關係是什麼 想想看你最希望有什麼貢獻 重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和, 信心, 快樂, 或是．．． 列出你認為最重要的三, 四件事 假設你只有六個月的生命，想想這星期內你要做些什麼？ 假設你有至少三, 四十年的生命，這星期內你又要做些什麼？ 在辦公室內時間損耗的主要  原因為何? 時間管理是什麼? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間 情境測驗題 ( 限時三分鐘 ) 1. 請先閱讀完本文 2. 在這張紙的右上角寫下你的名字 3. 將第二句中的大名兩個字圈起來 4. 在這張指的左上角畫五個正方形 5. 在剛才畫的正方形中個畫一個十字 6. 在正方形的四周畫一個圓圈 7. 在這張紙的右下角簽上你的名字 8. 在簽名下寫三個好字 9. 在右上角的簽名下畫一道線 10. 在這張紙的左下角畫一個十字 11. 把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形 12. 在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案 13. 在第八句的好字畫一個圓圈 14. 當你做到這裡, 請大喊一聲“我最快” 15. 如果你完全遵守規定, 請大聲說“我最好”! 16. 在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和 17. 將剛剛的答案減去二十三, 再減去十三等於多少? 18. 在以上所有“雙數“題的題號上畫圈 19. 假如你做到這裡, 請拍一下桌子, 並大聲說“遵從指示, 我第一!” 20. 現在你已全部讀完, 請只做第一及第二題及可 三代時間管理法 第一代: 備忘錄型 第二代: 規劃與準備 第三代: 規劃,訂定優先順序,操之在我 傳統時間管理 V.S. 第四代時間管理 陷阱一:時間的配置不對 Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理 不合理的時間配置 明智的時間配置 陷阱二: 拖延 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情 克服1.成本/效益分析法 成本 ... ... ... ... ... ... 好處 ... ... ... ... ... ... 克服2.思維習慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般 陷阱三: 事必親躬 韓非子.八經 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因為怕部屬取代 不放心部屬, 不信任部屬 要求標準過高 陷阱四: 有求必應 會花太多時間, 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地拒絕. Conclusions: 時間管理架構 迫切性指數檢核清單 0 ~ 25 : 一切在掌握中 26 ~ 35 : 漸受迫切性限制 36 ~ 45 : 已經開始上癮 = 46 : 上癮 如何提高工作效率 如何提高工作效率 1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好 1.工作時段分配法則 2.每週工作性質分配法則 先問自己以下這幾個問題 1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看小品? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信? 如何提高 Email 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 養成習慣, 一天只有三個時段看 Email 除了急件以外, 集中時段回信 看Email 的時段分配 Email資料夾的分類 Reply: Private,