电子文件原始性的认定与维护论文.pdfVIP

·640· 齐鲁档案论坛 建立一套适合自身企业实际的“档案资料信息管理系统”2，不 断开发各版块功能，将档案管理、权属企业动态、国内外要闻、上级政 策等企业信息整合在一起，努力使传统繁琐的会议筹备转变为视频 传播，使堆积的纸质文件通过扫描仪转变为电子览阅，使领导和公司 员工在统一的信息平台上享受高效的办公气氛，这不仅是企业现代 化管理的要求，也是真正贯彻落实科学发展观、创新经营管理模式的 充分体现。 电子文件原始性的认定与维护 莱钢运输部盂海燕 档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。因此，认定电子文 件的原始性，是保证其具有凭证作用的关键。 一、电子文件原始性的认定 对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其原 始性体现为内容和形式的统一。但电子文件的内容与形式是相对独 立的，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现 在以下几个方面： (一)电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。 (--)电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实 现。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无 区别，无法辨别其真伪。 (三)随着计算机软硬件技术的不断更新换代，电子文件必须不 断地适应新的“生存环境”，因此，长期保存的电子文件很可能会发 生自身结构、格式的改变。 (四)电子文件存储载体不固定，需要定期进行复制，转换载体， 以防信息损失。失去了固定的载体，无法通过载体来判定其原始性。 (五)电子文件不具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的 字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上确认其原始性。 (六)由于电子文件的签署技术还不普及，无法为每一份电子文 信息化篇 ·641· 件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一 份电子文件是否为原件。 电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和 方法来判断它的原始性。对这种看不见摸不着的原始性加以判断和 维护是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖 于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关制度的建立 和完善。 二、确保电子文件原始与真实的科技手段 电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。随 着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的 制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子 文件的可靠性。 (一)采用可靠的加密技术。电子通信系统中可采用“双密钥 码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个 是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收 方的公开密钥发文，收方用只有自已知道的解密密钥解密，这样任何 人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，而只有收方才能识别 这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此 第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从 而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。 (二)实行签署技术。目前在电子文件上进行签署的技术主要 有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使 用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔 迹”，如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观、易于辨认，计算机将 这种“签名图像”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。另一 种是利用“双密钥码”在电子文件上进行数字签名。数字签名是一 种字母数字串，利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密 处理，生成一个“数字签名”，与电子文件一起发出，同时还带走一个 可使其生效的公开密钥。收件方用发件方的公开密钥运用特定的计 算方法解码检验签名。 (三)进行消息认证。比较常用的方法是利用分组密码进行消 ·642· 齐鲁档案论坛 息认证。先把电子文件信息分成一定的长度，如64比特为一段，发 方和收方共同选定一个64比特长的序列及密钥，发方运用这个序列 和密钥对电子进行加密运算后得到这份电子文件的“认证字”，将电 子文件和认证字一同发送出去。收方也同样运用这个序列和密钥计 算该电子文件的认证字，