省市级会议会务管理信息系统资料.pdf

第十八届中国(天津)’2004IT、网络、信息技术、电子、仪器仪表创新学术会议 省市级会议会务管理信息系统 何荣福 (天津泰达信息系统工程监理有限公司邮编：300042电话：022 摘要；2002年2月，我公司承担了天津市《市级会议会务管理信息系统》的研发。通过项目的开发过程的控制，基 本取得了在软件开发中进行过程管理的宝贵意见。实现了软件开发从需求分析、流程设计、编码以及系统测试的规 范化过程。同时，也得到了团队开发的经验和教训。 关键词：会议会务、团队、组织管理 1．概述 会议会务管理，尤其是大型会议会务，管理头绪十分复杂。所谓省市级会议，这里是指省级或市级召开 的省委、市委党代表大会、人民代表大会、政协全体委员大会等，包括省市级团代会、妇联大会等大型会议。 从天津市实际经验来看，各个大会的参会人员平均在1000人左右，对于会议的会务包括会议签到、食宿安 排、车辆调度等等事项的管理都是一项庞大复杂的工程，组织协调工作的压力很大。 电子信息化的发展，越来越走向实用化、规模化。越来越多的领域、行业都已经在寻求信息处理的高效 化、低成本化。越来越多的工作，尤其是那些重复性较大、需要花费大量人力物力的工作，对于电子信息化 的需求也就越迫切。信息化在省市级会议会务管理中的应用，就是一个十分典型的例子。 为配合天津市召开的中共代表大会、人民代表大会、政协会议对会议签到、会务服务与信息咨询服务自 动化的要求，我公司承担了会议签到、会务服务与信息咨询服务系统方案的设计和开发工作。我们本着诚挚 和科学的工作态度充分考虑到各会的实际要求和未来发展需要，使设计的系统既具有先进性又切实可行。 2．系统介绍 2．1．系统功能圈 本系统包括五大子系统； ●签到子系统 包括与会代表(委员)签到、查询、统计、打印等功能 ● 会务服务子系统 包括文件发放、会场安排、房间安排、餐饮、车辆调度、工作人员管理、大会报到等模块 ● 数据装载子系统 本系统可作为一个独立的模块运用于其他项目。用于将以逗号分隔的数据存储到数据库中 · 照片装载子系统 装载代表的照片，装载方式为按代表姓名或代表证号 ● 信息咨询子系统 与会代表(委员)可以通过触摸屏查询大会情况，如：大会议程、日程、视频信息等。 2．2系统功能圈： ————————．．j鲢!!旦!曼!丕鎏：：!!竺!：：塑堡：苎皇苎垄：皇三：堡塾堡墨型堑兰查垒垫 1)整体功能 2)签到子系统 会务服务予系统 第十八届中国(天津)’20041T、网络、信息技术、电子、仪器仪表刨新学术会议 3)信息咨询系统 3．技术方案 3．1各功能模块详细描述 3．1．1签到子系统 功能说明 1)自动签到 系统启动后，自动向服务器查询当前签到号后，启动定时处理器(每隔一定时间执行一次)。定 时处理器开始执行时，先判断签到号是否合法，如果不合法，重新查询；如果合法，从读卡器上读 取证号和卡导，并向服务器发送，请求签到处理，如果已过签到时间，设置当前签到号为非法值， 休眠，等待进入下一次定时器执行。 要求：在进行签到处理时，一个签到号下不能有同一个代表(委员)重复签到。 2)手工签到 功能说明：系统启动后，自动向服务器请求取得当前签到号，如果签到号非法，启动定时器(功能 说明见下面)，使证号、姓名输入框不能进行输入处理；否则，使证号、姓名输入框可以进行输入处理。 如果签到号非法，系统启动定时器，定时器每次执行时，向服务器请求取得当前签到号，如果签 到号非法，休眠，等待下一次定时器的执行；如果合法，使证号、姓名输入框可以进行输入处理，停止 定时器，使定时器不能再次执行。 当前到号合法后，证号、姓名输入框可以进行输入处理，操作员录入证号或姓名后，画面显示代