第二章 Office 高级应用.docVIP

淮阴工学院继续教育学院 课程设计报告 课程名称：Office 高级应用 设计题目： Excel 邮件合并/用向导建立数据库 专 业： 10计算机科学与技术 学生姓名: 学 号: 起止日期: 2010 年4月2 日 ~ 2010年6月22日 指导教师: 目录1 Excel:邮件合并 1 1.1 要使用邮件合并，首先你得将你需要输出的数据输入到“Excel电子表格”里 1 1.2 选中整个电子表格，然后点击“数据”菜单，选择“筛选”下的“自动筛选” 1 1.3 保存Excel电子表格备用 2 1.4 打开Word 3 1.5 点击“视图”下“工具栏”下“邮件合并” 3 1.6 点击“邮件合并”工具条上的“打开数据源”按钮，设置数据源。按提示一步一步操作 4 1.7 设计模板。把你想要输出的模板设计好如下，把光标移动在需要引用数据的地方，然后点击“插入域”按钮 8 1.8 在弹出的插入合并域对话框中选择你要插入的域 9 1.9 在第一条数据的末尾插入“Word域“中的“下一记录”，剩下的工作就是复制，粘贴了 10 2 用向导建立数据库 12 2.1选择需要的数据库类型 13 2.2数据库名称和所在目录 14 2.3数据库中表和表中的字段 14 2.4显示方式和打印报表的样式 16 2.5数据库指定标题 16 2.6启动数据库 17 结 论 19 致 谢 22  1 Excel:邮件合并现在很多单位都使用计算机办公，我们学校也有很多教师特别是班主任、及年级管理人员经常要处理大量的学生数据。比如说放假了有的班主任想给每个学生打个评语及考试成绩找不到好的方法就只能一起打出来再用剪刀一个个剪下来，要不就是先一个一个自制、粘贴，这样非常的费时费力，而且还很容易出错。能不能找到一种简单的方法可以一次性地将大量数据打印出来呢？“邮件合并”就是一种非常好的方法，它是Office办公系统中用来对大量数据进行批处理的有效途径。下面我就以打印学校课间操管理员的胸牌为例一步一下带领大家领略一下“邮件合并”的强大功能。1.1 要使用邮件合并，首先你得将你需要输出的数据输入到“Excel电子表格”里 1.2 选中整个电子表格，然后点击“数据”菜单，选择“筛选”下的“自动筛选” 这就是“自动筛选”后的效果。 1.3 保存Excel电子表格备用 1.4 打开Word 1.5 点击“视图”下“工具栏”下“邮件合并”这时就会在工具栏里出现“邮件合并”的工具。但大部分工具处于不可用状态。 1.6 点击“邮件合并”工具条上的“打开数据源”按钮，设置数据源。按提示一步一步操作 在弹出的对话框中选择第一项“连接到新数据源.odc“，这时会弹出下一个对话框。 在这个对话框中选择”其他/高级“选项。 这时会弹出上面的对话框，直接点”下一步“。 这时弹出一个对话框，要你指定数据源”点击下拉式选择框，选择“Excel Files“这一项。然后点击“确定”按钮。 这个时候弹出一个对话框，要你选择你的Excel文件，找到你的电子表格文件，点击它，然后点确定。 弹出一个对话框要你选择工作表，你选择你要的工作表，然后点击“下一步”。 提示数据连接文件完成，这时点击“完成”按钮。 这时再看“邮件合并”工具条是不是都可以用啦。 7 设计模板。把你想要输出的模板设计好如下，把光标移动在需要引用数据的地方，然后点击“插入域”按钮 1.8 在弹出的插入合并域对话框中选择你要插入的域 效果如下： 到这里邮件合并已经基本完成，点击“查看合并数据”看看你想要的东东有没有出来。高兴吧。 在这里一页纸还只能输出一条数据如果想在一页纸里面输出多条数据那么进行一下一步。 在第一条数据的末尾插入“Word域“中的“下一记录”，剩下的工作就是复制，粘贴了? 图20 插入后效果 点击”查看合并数据“按钮看看，不是不大功告成呢。 最后一步，如果想用打印机把数据都打出来那就点击”合并到打印机“按钮，然后去喝杯茶，我们的工作就完成了。 2 用向导建立数据库 当我们在风景区游览的时候，经常会看到一队人跟着一个拿小旗的人转来转去,这个拿小旗的人就是导游。有了导游的引导和讲解，那些初次来的游客就不会迷路，还能了解到与眼前的风景有关的很多传说和故事。所以对于游客们来说，一个好的导游是很重要的。其实“数据库向导”就是Access为了方便的建立数据库而设计的向导类型的程序，它可以大大提高工作效率。通过这个向导，我们只要回答几个问题就可以轻松的获得一个数据库。图：24 打开Access 图24 打开Access 2.1选择需要的数