017电话、传真、复印、打印管理制度2012..docVIP

题 目 电话、传真、复印、打印管理制度 共3页 第1页 文件编号 XZ—ZD—01—017—01 保管部门 行政人力部 制 定 审 核 批 准 制定日期 审核日期 批准日期 颁发部门 行政人力部 颁发数量 8份 生效日期 分发部门 行政人力部（1）、生产技术部（1）、物料管理部（1）、质量管理部（1）、设备动力部（1）、财务审计部（1）、营销中心（1）、档案室（1） 1.目 的：建立一个规范的电话、传真、复印、打印使用管理制度。 2.适用范围：适用于公司电话、传真、复印、打印的管理。 3.责 任 者：行政人力部对本制度的正确实施负责。 4.内 容： 4.1电话的配备 4.1.1根据工作需要，各部门办公室配备电话一部，并根据各部门的工作性质和对外沟通业务量的多少开通内线、外线、市话、长途。 4.2电话的使用 4.2.1公司电话主要是用于方便与外界沟通、方便开展业务之用，原则上不允许员工打私人电话。 4.2.2各部门员工内部互相联系时必须使用内线电话（内线为电话号码后四位）。 4.2.3各部门人员接听电话时，提倡使用标准用语“您好，蒙奇药业”。 4.2.4接听电话要迅速及时，用语简炼、清晰、耐心。接听电话应在响铃2声之后拿起电话。 4.2.5打电话一定要言简意赅、长话短说，以减少通话时间。 4.2.6代接他人电话要做好记录：何人、何地、何事、何时、何因、何果， 并及时反映给有关人员。 4.2.7各部门应配置电话记录本，记明何人、何时、何事打电话，并记录通话时间，必要时行政人力部将收集电话记录，对记录进行检查。 文件名称 电话、传真、复印、打印管理制度 共3页 第2页 文件编号 XZ—ZD—01—017—01 4.2.8拨打长途电话，须先拨打IP长途17991之后再行拨对方区号、电话号码，以此减少电话费用。 4.3传真机管理 4.3.1公司传真配置在行政人力部办公室，由行政人力部专人统一管理、统一维护，任何人未经批准不得私自拆装传真机以及任意设置传真数据。 4.3.2传发文件须由行政人力部管理员进行操作，其他人未经允许不得私自操作传真机。要求传发文件时，详细在传真发文记录上写明所传文件标题、页数、时间等。 4.3.3传真管理员在接收到传真后，应及时送至相关部门，不得延误，并且要经接收部门在传真收文记录上签字认可。 4.3.4公司传真机全天24小时开通，以确保传真信息畅通。 4.3.5传真机仅供收发传真时使用，非经相关领导同意严禁用传真机打电话并且当复印机使用。 4.3.6未经相关领导同意，严禁传送、收发私人资料。 4.3.7重要传真必须复印后立卷归档。 4.3.8传真机四周应保持干净、整洁、卫生，以保证设备的正常运行。 4.3.9传真管理员要定期保养传真机，保证正常传收，发生故障主动检查排除，无法排除的故障及时上报，经相关领导同意后定点维修。 4.4复印机管理 4.4.1复印机配置在行政人力部办公室，由行政人力部统一管理及维护。 4.4.2行政人力部指定专人负责操作和保管，其他人员不得擅自使用。要坚持节俭原则，严格掌握复印范围和数量。凡注有不准翻印及秘密标识的，一般不得复印，确有需要时，须保密制度处理。复印有密级的文件，要按保密文件等级要求管理。控制份数，严格登 电话、传真、复印、打印管理制度 共3页 第3页 文件编号 XZ—ZD—01—017—01 记，用后及时收回，按规定销毁，防止失、泄密事件的发保持复印的卫生，在每一次复印之后要及时处理复印产生的废纸、脏纸。加强复印机的维护保养，按复印机使用规则定期维护保养，延长使用寿命。 4.5.4为了延长打印机使用寿命，打印机开机时间为：上午8:30—12:00下午2:00—5:00。