公司电话使用制度..docVIP

公司电话使用制度 电话管理 使用电话要讲礼貌，要使用普通话，注意礼貌用语，说话音量要小， 语言尽量简短，为确保信息的准确及时搜集、传递应做好书面记录，重要事项应尽量使用传真。 因公事打电话时，请长话短说。 严禁在公司内打私人长途电话，如发现偷打私人长途电话，扣罚100元/次。但确因有紧急事项需要打私人长途电话的，请向行政人事部申请，经同意后登记后使用，长途电话通话时间每次不得超过五分钟。 传真机（包括特殊部门专用传真机）应放置在专门位置，一般员工未经允许不得擅自使用。 总机电话由前台文员接起，如果有事走开或外出，请交代其他人员代接。要求在响铃三声内接起，如响铃三声后都未被接起，其他人员有责任尽快接起。 接听电话礼貌用语： 总机电话接听外线：您好！XX公司，请问有什么能帮您？ 总机电话接听内线：您好！前台，请问有什么能帮您？ 分机接听电话：您好！我是XXX，请问有什么能帮您？ 所接电话为订货电话时，首先转给客户服务部，如无人接听时，须做好记录或转给相关人员；若相关人员恰好不在，则请客人留下电话，过后由区域主管负责联络。 所有来电应及时转给相应的负责人，如不在则应做详细记录之后，及时通知相应人员解决。 挂机前说再见，等对方挂机后方可挂机。 所有接电话人员需讲普通话、声音柔美、态度亲切、语言文明、吐字清晰。多用“请、您、谢谢”等礼貌用语。 前台文员应在工作中不断总结电话的技巧，体现公司形象。 代表公司致电他人： 接通后告之对方“您好，这里是瀛金公司，有关某品牌或某某事情，想与您（或某小姐、某先生、某经理）进行沟通”。 交流完有关问题后，说“再见”，等对方挂了电话，方可挂电话。 接电话时要以公司名义，如说：“我是xxx、公司XXX……” 禁止用公司电话打出或接听私人电话，如遇特殊情况，时间不可超出3分钟，以免占用电话线路影响公司正常业务，公司所有员工请自觉遵守。 不得利用公司电话闲谈，聊天，上班时间用手机接打私人电话，不 得超过3分钟。