浅谈企业档案信息开发服务工作中存在问题和对策.docVIP

浅谈企业档案信息开发服务工作中存在问题和对策随着信息在社会生产与经济建设中的作用日益重要,企业档案信息开发服务工作在企业生产经营、技术进步、提高经济效益及科研开发等方面也都发挥着巨大的作用,这项工作也正在逐步引起企业领导的重视和支持。但在目前市场经济条件下,开发服务工作还有诸多方面不能适应当前形势的需要,还存在着一些问题,其主要问题及原因有以下几个方面: 一、档案开发服务意识淡薄,领导重视不够。长期以来,我们对档案信息重要性的认识不够,对开发利用档案信息资源认识没有提到足够高的高度。由于档案价值的滞后性,目前仍有相当数量的人不知道档案信息可供开发利用的可能性和开发利用的途径,档案信息开发服务意识非常淡薄,致使档案资源不能被充分利用。其根本原因有以下几点: (1)长期以来,企业广大职工对档案形成的一些错误观念使他们不能自觉利用档案,目前还有相当一部分职工甚至认为档案就是指人事档案,档案部门是一个带有神秘色彩的部门 (2)企业中部分领导档案意识不强,对档案工作不闻不问,只要求档案部门不出大问题就可以了,采取对上应付,对下凑合的办法,不求自觉有效地利用档案为企业的生产经营服务 (3)一些基层部门或个人长期以来视档案为己有,尤其是一些个别领导和科技人员为了手边用着方便,借了档案从不归还,造成档案部门在服务过程中受阻的局面。这种从上到下,整体缺乏档案信息开发报务意识的状况,严重制约了档案信息开发水平的提高 二、企业档案自身的问题。目前一些企业的档案工作还仅仅停留在对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等实体的管理上,而在档案信息资源开发利用上下的功夫很不够。有些单位档案管理人员,只安于充当“看门人”的角色,提供利用还仅限于“你来我取”这种最原始、最简单、被动的服务方式,许多有实用价值的档案信息被埋藏在库房深处无法转化成现实生产力。究其原因,主要有以下几点: (1)目前,设立档案机构,有相当一部分企业是为了应付上级检查或升级达标的要求,而不是为了实现企业档案的集中统一管理,充分发挥档案的信息服务作用,因而,在机构设置上,往往都附属于一个部门,而不是一个独立的机构,这对档案管理工作造成一定的难度 (2)档案部门对自身的宣传力度不够,对档案法规的宣传措施不力,严重影响了档案开发工作的发展和服务质量,造成人们对档案工作的误解,认为档案工作就是简单的收集材料、保存起来,谁需要什么,档案人员就给拿出来,是一项人人能干、清闲的、可养老的工作 (3)档案人员素质不高,也是当前档案信息开发服务工作中的一大阻碍。在一些企业是将那些老、弱、病或不好安排的人员或不懂业务的人员安排去档案部门,对于兼职档案员的任用,也不注重人员素质,大都选用日常工作少的人,而这部分人又恰恰是脱离实际业务的人,那些专业对口、懂管理、素质高的人员则往往被安排到别的工作岗位,这就造成当前档案工作的滑坡,所以,根本谈不上主动开发档案信息资源 三、档案信息工作基础建设薄弱,没有建立起切实有效的档案信息服务网络体系。档案为企业生产经营服务,大都局限于自发性、本能性、随意性,加之有些领导对档案工作的重视力度不够,档案信息工作的基础建设没有得到相应的加强。而基础管理工作和开发利用工作是构成信息工作的全部内容,没有完善的基础管理工作,开发利用工作将成为无源之水,无本之木。更何况档案人员中有相当一部分素质不高。对一些高新技术如计算机、光盘技术很难掌握,造成硬件设备及信息运用手段的落后,这些都极大地影响了档案开发利用工作的层次和埋设,使档案工作在企业生产经营活动中难以进一步发挥应有的作用,而建立档案信息服务网络体系也就成为“空中楼阁” 综上所述,笔者认为要解决档案信息开发服务工作中存在的这些问题,需采取以下相应措施: 一、树立档案工作是信息产业的观点,强化全员的档案信息意识。所谓信息产业,通常是对信息收集与储存、信息技术与开发、信息传播与服务等相关产业的总称。档案工作属于信息产业中的收集、存储与传播业。随着社会信息市场的形成,信息开发的系统化、深层化和信息加工成果的产品化将成为社会信息交流发展的必然趋势。档案工作必将顺应这一趋势,充分发挥档案信息资源的优势,以取得更大的经济效益和社会效益。因此,我们要冲破传统思维模式的束缚、更新档案工作观念,按照信息产业的具体要求来强化档案信息管理工作。企业要把档案信息工作与人、财、物一样列为企业管理的主要内容,教育领导干部、技术人员加强档案意识,人人关心档案工作,使档案信息资源成为企业建设的财富,为企业所共享 二、加强企业档案部门的自身建设。第一,提高档案工作人员的素质,加大培训力度,对完全不称职的人员,要坚决不用,选用那些既懂本企业生产经营管理,又懂档案专业知识的人充实到档案管理岗位上来,保证档案队伍的文