整车合格证管理程序讲述.doc

1 范围 本程序适用于 工业集团有限公司（以下简称“公司”），以及各分厂、分子公司。 本程序适用于公司生产的所有车型的合格证管理。 2 目的 旨在保证公司生产的整车（含二类底盘）合格证的定制、打印、上传、使用等相关工作的顺利进行，符合相关政策法规要求。 3 术语和定义 无。 4 职责 4.1 质量部质量管理处： 4.1.1 负责合格证的备案、订制、补发、更换、数据上传、数据资源中心网上核查、合格证发放工作； 4.1.2 负责合格证管理规定的制定和考核。 4.2 管理信息部： 4.2.1 负责合格证打印系统、上传系统的安装、调试、维护、更新等工作，确保合格证能够正常打印和数据正常上传； 4.2.2 负责合格证打印、上传所需硬件设备的购置、安装、维护、备案工作。 4.3 研究院： 4.3.1 负责公告的申报、更新，并及时向合格证打印单位和参数数据库维护部门提供与公告一致的最新参数表信息； 4.3.2 负责VIN前八位及有关标准的制定和管理工作，确保合格证参数表项目的填写满足国家相关规定。 4.4 销售公司： 4.4.1 负责接收和处理来自用户的合格证更换、补发等工作； 4.4.2 负责与用户及车管所协调处理有关合格证事宜。 4.5 合格证打印单位： 4.5.1 负责打印、上传合格证的相关数据库的日常维护、更新、核查工作，确保数据库数据准确无误。 4.5.2 负责合格证的打印、上传数据处理、数据保存、数据检查确认等工作； 4.5.3 负责合格证打印设备、软件系统、测试设备的正常使用和日常维护、更新、保养。 4.6 物流部：负责物流接车、周转、交车过程合格证交接保管工作的管理。 5 工作要求及程序 5.1 工作要求 5.1.1 合格证的订购、备案 （1） 在确定合格证正面样式以后，质量部与合格证制作厂家签订制作合同，并在正式使用之前报送国家有关部门备案。 （2） 厂内各单位及各分公司需要的合格证，均由质量部负责定制，但必须提前半个月以文字形式（电子邮件或传真）通知质量部，由质量部以发函形式向合格证制作厂家提出需求，包括订制合格证的品种、数量。如因没有提前提出需求通知导致影响生产或销售，由合格证使用单位负责，各分公司制作合格证的费用由分公司单独与印制厂家结算。 5.1.2 合格证的领用、保管 （1） 质量部每次订制的厂内所需要的合格证由销售检验室接收保管，销售检验室确定数量无误后由负责人在“合格证领取、接收登记表”上签字领取。如果在使用中发现合格证质量有问题，由质量部与印制合格证厂家交涉解决。 （2） 合格证打印单位派专人到销售检验室领取所需要的合格证，并在“合格证领取、接收登记表”上做好领取记录。在使用前拆包时，必须符合拆包验收规定，即至少有两人在场，并做好验收记录。如果发生合格证数量缺失，要立即向质量部提交报告，由质量部备案，否则将按使用单位丢失处理。 （3） 为了保持合格证的一定库存量，满足生产需要，销售检验室应每半月向负责合格证订制人员通报一次库存数量及实施打印单位的合格证剩余数量。 （4） 威海分公所需合格证，由分公司提出印制申请，集团公司根据申请数量统一印制，由印制厂家直接发运至使用单位，与使用单位办理相关财务手续。威海分公司接到合格证验收后，将包括合格证数量、流水号范围、经领导签字函以传真形式报集团公司。同时，将每月合格证的使用情况，包括：使用单位、起始号、终止号、使用张数、作废张数，于每月5日前报集团公司质量部质量管理处。 （5）为了减少因合格证问题导致的损失和影响，质量部、物流部、销售公司等部门要切实履行职责，有效控制车辆周转过程合格证的保管及交接管理，在发放、接收合格证的每一个环节，包括质量部合格证的接收与发放，物流公司接交车、经销商接车等各个环节，认真检查合格证是否完好，特别是合格证的打印质量，字迹是否清楚、二维条码是否完整清晰、是否钉有保护贴，经检查确认合格证无问题后予以接收，否则将按照谁接收谁负责的原则，追究负责接收单位管理职能的部门的责任，质量部质量管理处不定期对厂内合格证打印、分发、物流各环节进行抽查，并对质量部、物流部、销售公司进行考核。 5.1.3 系统维护 （1） 合格证打印、上传系统由管理信息部安装、调试，随时解决打印、上传过程出现的软硬件系统问题，并根据国家主管部门的要求及时予以升级和更新，确保合格证打印工作的正常进行。 （2） 研究院将机动车注册登记技术参数表所涉及的内容及数据更改内容及时发到相关部门。 （3） 合格证打印单位要根据哈尔滨研究院提供的与公告一致的最新参数表信息随时进行打印参数数据库的维护和更新。 5.1.4 合格证打印 （1） 为了保证合格证的打印质量和二维条码的可识读性，合格证打印单位要及时做好打印机的维护保养，及时更换