第六章 文件使用管理规定.docVIP

文件使用管理规定 一、目的和意义 本《规定》对文件（资料）的建立（起草编写）、审核、批准、发布、发放、回收、归档以及更改、保管和外来文件（资料）实施管理，确保所有工作使用有效版本的文件，使之有效服务于吉林省喜月母婴护理服务有限公司各部门工作，并作为吉林省喜月母婴护理服务有限公司开展一切活动的准则。 二、适用范围 本《规定》适用于吉林省喜月母婴护理服务有限公司各部门。 三、工作职责 1、主管部门 人事部是文件和资料的主管部门，负责管理公司有关文件的起草编写、审核、发放回收。协助各部门文件管理员管理好其部门的各种文件。 2、其他部门 各部门负责本部门文件的起草编写、审核、申批和正确使用。 四、工作程序 1、起草编写 （1）应字迹清楚，标识易懂，易于收回。 （2）使用公司统一的文件格式。 （3）各部门起草编写的文件，由各部门自行编号。 2、审核批准 文件由各部门承办人起草编写，由文件起草部门部长审核，经院长批准后，由院长签发。 3、文件发放 文件由编写部门部长审核后，经院长批准，确定发放范围，并做好发放记录。在本部门《文件发放签收表》上进行相关登记，并要求文件接收部门接收人签字。 4、文件接收 （1）内部文件的接收。 文件接收部门接收人进行仔细核对后，在发放部门的《文件发放签收表》上签字，并及时移交本部门文件管理员。接收部门文件管理员应及时、认真地在本部门《文件接收登记表》上进行登记。