办公室制度..docVIP

办公室管理制度 一、办公室工作是公司的窗口，是关系到公司整个工作上请下达的重要环节，为了使办公室的工作真正达到服务、协调、高效的目的，更好地发挥好办公室工作的职能，特制定本工作管理制度。 二、办公室工作内容包括： （一）请示报告 1、向总经理报告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情况，同时请示及时处理的意见。 2、及时报告上级的文件、电话通知和交办的急事，并根据领导的批示意见，及时有效地处理好这些工作。对突发的紧急事件，立即请示报告，并根据领导批示意见立即办妥，事后汇报办理情况。 3、对有争议的工作和事情而决定不下，应请示报告，在取得领导明确批示意见后，即开展工作。 （二）日常文件的起草、校对、审核 1、负责公司的日常文件起草，打印，同时做好登记。 2、公司各部门使用的印刷品报总经理审批后统一印刷，并负责管理发放，属公司的列管理费，属下属单位的列施工费用。 3、配合其他部门文件的打字复印及印刷品的管理。 （三）印章管理 1、各种印章由办公室派人负责保管，印章因公外出使用，需填写《用印申请单》，并做好登记备案，如有遗失或误用，由印章保管人全权负责。文件需用印，经核准后连同经审核的文件稿等 交印章保管人盖印。 2、印章保管人对未经核准的文件等，不得擅自用印。 3、印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。 4、禁止携带有印鉴的空白信件。 (四)考勤及请消假 1、为加强公司职员考勤管理，特制定本规定。本规定适用于公司全体职员。 2、公司职员一律实行上下班打卡登记制度。 3、公司上班时间为：早8:00—12:00,下午14:00—18:00（如需下工地按实际工作情况而定）。5分钟以内为迟到，迟到15分钟以上按旷工半天算。提前15分钟下班为早退。每月累计迟到、早退3次按旷工一天算。 4、每周日为公休时间。 5、员工外出办理业务前须向本部门负责人(或其授权人)申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。 6、上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月全勤奖，并给予警告一次的处分。1、公司员工要认真遵守公司的各项规章制度，自觉规范个人行为，服从领导，听从指挥，不得我行我素不服管理。 7、旷工1-2天的扣发旷工天数的工资并每日罚款50元，累计旷工3天以上的扣发1个月的工资及补助，并予以辞退。 8、员工每月请假累计不得超过3天，请假要扣发请假天数的工资（特殊情况需负责人批准）。凡请假均需有书面假条（病假附医生证明），负责人签字后生效。否则视为旷工。 (五)接待管理制度： 公司员工上班时间着正装，仪表简洁大，做好来宾的接待工作，文明、礼貌、热情的向来宾做好引见工作。 (六)档案管理 1、档案的分类：施工技术档案、财务档案、人事档案、机械设备物资档案、工程决算与工程合同档案、图集、图书、音像照片档案、文书档案、其他档案。 2、归档的原始记录签证应真实、齐全，日期、部位明确，严禁事后增减或涂改，使用复印件时，应注明原件存放处，以备查询。 3、文书文件等类档案资料每年内归档一次；财务档案每年归档一次；施工技术档案，质量体系运行管理资料在工程竣工验收后12日内完成归档工作。工程经济档案，在每项工程竣工验收后，半年内，完成归档工作。公司人事档案、职工技术、职工劳资、社会保险及车辆档案每年度内整理归档一次；质量安全资料档案每年度内整理归档一次；公司大型机械设备档案每年度内整理归档一次。 4、档案归档后，需查阅或借用时，必须办理查阅或借用手续，并由档案员做好登记，否则任何人无权查阅或借用；凡属公司需对外保密的档案资料，必须经总经理批准，办好登记手续后，方可查阅或借用。 (七)日常工作环境的维护 公司卫生要每天打扫，保持室内干净、整洁，要爱护公司环境，做到厉行节约。严禁在办公时间内玩游戏、闲聊、吃东西、做与工作无关的事，严禁在办公室内大声喧哗。下班离开办公室时，必须关好门窗、电灯、电脑和空调等办公设施，并确保无安全隐患方可离开。 (八)办公用品的购置与发放管理 附表： 行政部工作职责一览表 行政部部门职责 职责细分 备注 1．日常办公事务管理 （1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制 （2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达 在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责 2．办公物品及设备管理 （1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度 （2）负责办公物品及设备的采购事宜 （3）办公物品的保管、发放、使用 （4）办公设备的日常保养与故障维修 计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修 3．文书资料管理 （1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理 （2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅 （3）做好文书资料以及内部信息的保密