第一专题 长文档特殊处理.docVIP

第一专题　　长文档的特殊处理一、样式样式所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成，可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。一般情况下，不论撰写学术论文或者学位论文，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求，给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写论文了。 Ctrl+Alt+1: 对选定的文本应用“标题1”样式； Ctrl+Alt+2: 对选定的文本应用“标题2”样式； Ctrl+Alt+3: 对选定的文本应用“标题3”样式； 二、管理长文档 在WORD中可以建立任意长度的文档，学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。1、用大纲视图组织文档 要开始一个长文档的写作，首先应切换到大纲视图方式，然后依次输入每一个标题。标题应独占一行，并用ENTER键换行。用内置的标题样式或大纲级别格式化文档后，就可以在大纲视图方式下组织文档了。然后切换到普通视图方式或页面视图方式下，输入文本、图形，直到结束文档的写作。 2、使用主控文档 主控文档是包含和管理多个“子文档”的文档。使用主控文档可以把多个子文档结合在一起，并把它们当作一个文档来处理，如将多个文档当作一个整体来编排页码或进行打印等。主控文档的子文档可以在同一个磁盘上，也可以分布在网络的任何地方。 使用子文档学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，比先写子文档再插入到主控文档要好。交叉引用“参见第x章、如图x所示”等交叉引用。对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护并且可以自动生成图、表目录。交叉引用交叉引用交叉引用交叉引用交叉引用交叉引用交叉引用由于需要，写某某项目的设计方案、协议合同，虽篇幅不大，但都会有目录。在WORD中的目录编排简直可以说是随心所欲，编制目录最简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式。已经使用了大纲级别或内置标题样式操作步骤：单击要插入目录的位置。 2.指向插入菜单上的引用，再单击索引和目录。3.单击目录选项卡。 4.若要使用现有的设计，请在格式框中单击进行选择。5.根据需要，选择其他与目录有关的选项。如果目前未使用大纲级别或内置样式进行下列操作之一：用大纲级别创建目录1.指向视图菜单上的工具栏，再单击大纲。2.选择希望在目录中显示的第一个标题。3.在大纲工具栏上，选择与选定段落相关的大纲级别。4.对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤 2 和步骤 3。5.单击要插入目录的位置。6.指向插入菜单上的引用，再单击索引和目录。7.单击目录选项卡。 8.若要使用现有的设计，请在格式框中单击进行选择。9.根据需要，选择其他与目录有关的选项。用自定义样式创建目录如果已将自定义样式应用于标题，则可以指定 Microsoft Word 在编制目录时使用哪些样式。1.单击要插入目录的位置。2.指向插入菜单上的引用，再单击索引和目录。3.单击目录选项卡。4.单击选项按钮。5.在有效样式下查找应用于文档的标题样式。 6.在样式名右边的目录级别下键入 1 到 9 的数字，表示每种标题样式所代表的级别。注意 如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如标题 1。7.对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤 5 和步骤 6。8.单击确定。 9.若要使用现有的设计，请在格式框中单击一种设计。 10.根据需要，选择其他与目录有关的选项。用自己标记的条目编制目录使用标记目录项框将目录域插入文档。 1.请选择要包含在目录中的第一部分文本。 2.按 Alt+Shift+O。 3.在级别框中，选择级别并单击标记。 4.若要标记其他条目，可选择文本，单击条目框，再单击标记。添加条目结束后，请单击关闭。 5.单击要插入目录的位置。 6.指向插入菜单上的引用，再单击索引和目录。 7.单击目录选项卡。 8.单击选项按钮。 9.在目录选项框中，单击选择目录项域复选框。 10.清除样式和大纲级别复选框。 注意·若要创建 Web 框架的目录，请指向格式菜单上的框架，再单击框架集中的目录。