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审 计 报 告 送项目编号：2013—002项目名称：设备采购审计报告时间：2013年1月21日主送：工程部、HR水电工程科报送：*经理、董事长抄送：总副总经理目录页数项目概述3审计总体结论3审计发现与建议7后续跟踪7【项目概述】1、项目背景应公司董事会要求，审计部于2010年5月4日起对工程部、HR水电工程科涉及的工程设备采购事项进行专项审计。2、审计目的希望通过此次工程设备采购专项审计，达到以下预定目标：（1）了解公司有关工程设备采购现状；（2）发现工程设备采购事项的内控缺失；（3）改善工程设备采购流程。3、审计范围（1）业务范围：工程部与HR水电科涉及到工程设备采购事项；（2）期间范围：2009年1月至2010年3月；（3）资料范围：供应商资质清单、供应商交易统计表、采购付款统计表等；（4）组织范围：工程部、HR水电工程科、生产部、财务部、总经办法务；（5）流程范围：公司现有涉及到工程设备采购的流程规范、外部法规要求；4、审计方法本次专项审计采用了以下审计取证方法：（1）对合同及公司制度执行情况的检查；（2）对相关人员进行询问、访谈；（3）对采购价格进行审查、询价；（4）对有关数据及检查情况进行计算；【审计总体结论】工程部作为公司工程设备管理部门，对公司的技术革新和工艺改进有较大的促进和推动作用。HR水电工程科在资料管理、采购制度执行情况等方面表现良好。综合本次专项审计来看，被审计单位通过工程设备（含装修）的采购工作（其中工程部采购额为2562.26万元、HR水电工程科采购额为634.78万元）有效的满足了公司生产需求，为公司全年目标的完成做出贡献，但也存在一些问题，主要表现在询价力度不足、储备供应商信息不够、制度建设欠缺等方面。【审计发现与建议】本次工程设备采购专项审计主要方向为制度检查、合同及价格审查、内控建设与改善。根据审计人员审计发现，并依照审计发现、合规规范、审计建议的顺序列示如下：1、不相容职务没有分离，部门牵制无法达成（1）审计发现：被审计部门负责供应商开发、询价、议价、签订合同、设备验收、跟进付款等采购主要流程。（2）合规规范：采购流程中需求部门、供应商开发、询价议价、确定并签订合同、设备验收、跟进付款等不相容职务应分离。（3）审计建议：按照《工程设备(标准型号)采购流程图》的思路由采购部起草工程设备（标准型号)采购程序文件，由总经理批准后实施。2、供应商档案管理及询价资料保管不到位 （1）审计发现：工程部40家供应商，截止2010年4月30日保留营业执照的仅为32.5%。HR水电工程科也是多次整理才找齐营业执照。工程部有关工程设备采购的询价、议价资料除中标的均未保存。HR水电工程科议价资料也有遗漏。（2）合规规范：供应商的营业执照在供应商资信调查时应当提交。（《采购与付款控制管理制度》中2.3.条规定供应商评估资料应备案存档）（3）审计建议：加强供应商档案管理，结合《供应商管理及辅导程序》，部门建立供应商信息登记和储备制度。3、供应商或加工方资质调查（考核）执行内容缺失（1）审计发现：工程部未能提供工程设备生产商的有关资质调查资料，可能影响工程设备质量及后续维修质保。（2）合规规范：对于工程设备采购必须明确技术指标和参数，同时进行供应商资质考察，避免设备技术缺陷和维修难度。（3）审计建议：参考品管部制订的《供应商认证细则》，采购部门与工程技术部门等部门进行必要的现场考察和技术询问，并提交书面资质技术认证报告。4、询价力度不够，没有“货比三家”，影响公司采购成本（1）审计发现：被审计部门在比价时供应商个数一般都少于3家，有时仅有1家。审计部在随机抽取工程部3个标准设备进行价格审查，占工程部标准设备采购总数的6%，取得的抽查报价有8家，有82%低于公司采购价格，其中东莞**机报价为12万元（我司采购价格为12.4万元）。HR水电工程科刘献祥主任建议装修、辅助安装类非标工程报价供应商建议有两家或以上，通过所作工程项目的可靠性和信益度建议长期固定1-2家进行相应工程制作。（2）合规规范：采购询价原则上是“货比三家”。（3）审计建议：原则上设备采购应当货比三家，若达不到，需提出书面意见经主管副总批准方可。同时采取多种渠道进行价格咨询，建立价格信息库。5、工程设备采购立项尚无规范程序（1）审计发现：工程部从2010年度启动工程设备采购立项工作，但有些工程立项与实施时间衔接较紧。经询问生产部*经理了解到，有些立项指标并未经使用部门会商，立项也未经其会签，可能造成生产线人员编制剩余。工程部李工解释为由于生产部签阅立项意见时间较久，影响工程进展计划，所以后期没有再找生产部会签。（2）合规规范：立项目的是为了改善工艺，达成年度生产目标，所以立项应经各部门共同会商制订。（3）审计建议：启动工程设备革新立项计划工作，采取由上而