外贸部门管理制度-修改版..docVIP

上海信基电气有限公司接线盒分公司 外贸部门管理制度 Q/SGT-011-2011 为了规范外贸部门的工作，使大家有个良好的工作环境及和谐的团队，使外贸团队在公司领导下高效的开拓国际市场，保障外贸业务工作有序，特制定以下制度，望各位同仁照章遵守为盼！ 一、 总体制度 不断学习业务知识和技能，提高个人素质与涵养，遵守公司考勤等相关制度，树立良好个人形象和工作作风。树立正确的人生观、价值观，努力培养自己健康的社会心态。 保持办公环境安静、严肃，提高工作效率，不得在上班时间过多谈论与工作无关的话题，控制说话音量。 严守公司机密，谨言慎行，不得泄露公司有关产品策划、技术、客户资源等机密性信息。否则追究法律责任。 未经批准，不得携带任何移动存储设备、光盘等进出公司，不得将公司电脑内的文件发送给与公司无关的任何机构或个人。 未经批准，严禁接触服务器和他人电脑，公司网络配置专人负责管理，有关操作系统或网络设置的修改必须征得主管同意方可进行。 未经允许，严禁在公司电脑上安装黑客软件、木马程序、破解工具等任何程序，如有违反，罚款叁佰元。 未经允许，严禁下载及安装任何聊天工具。工作及加班时间，严禁使用QQ及其它聊天工具进行闲聊。严禁浏览与工作无关的网站信息；严禁上班时间接触游戏，如有违反，罚款伍拾元。 外贸部门必须每周召开部门研讨会（时间另定），应围绕如何做大做强并讨论上周工作总结及下周工作如何调整；同事之间就外贸技能多沟通，互相学习，同时要求技质部参加，讨论在与客户沟通中遇到的技术问题及如何解决。 公司根据展会效果和实际情况来决定参加国内外展会，参加前需准备好赴展的相关资料，如展品、样本、报价资料、展位布置、展品的运输等。 客户信息在外贸同事之间，可以保密，但所开发的区域（国家）、客人的名字，在例会上可以互相沟通，以防止客人向不同的外贸业务员询价；外贸业务员不能恶意侵占其它人的客户信息,不得故意报低价格，防止不劳而获的事情发生。 注意个人卫生，保持台面整洁，垃圾及时处理，共同营造绿色办公环境。 二、 客户管理制度 所有客户资料的录入必须尽量详细，尤其在客户描述里，进行客户的详细说明，包括产品意向、实力分析、诚意度分析、成交机会分析等。 对于客户需要订制样品的，外贸业务员需要和生产或技术方面主管协调生产，确保样品听质量及规格符合客人要求。样品需部门经理审核后寄出，外贸业务在给客户寄样品时，必须要留样保存，并做好标识以便量产时做为生产依据。 未经公司授权，严禁业务员私自将公司订单外移，若发现在公司上班期间，有上述严重违纪行为，公司除严厉处罚外，直至追究法律责任。（公司无法生产的，呈报公司相关人员，由采购人员向外寻求合作采购。） （将点更改如下） 二、 客户管理制度 各业务人员负责的客户，资料必须即时登记，包括各人原来存放在电子表格、卡片、笔记本等上的所有客户资料，一个客户有多个联系人，一个联系人有多个邮件地址的，必须详细登记记录，不得有漏。 公司对外宣传时,使用统一的邮箱,也就是企业邮局(例如:info@), 企业邮局由外贸部总经理负责接收，然后转发给各个业务员， 在转发之前，任何客户信息 都要进行详细的分析登记。并对业务人员与客户的沟通进行跟踪监督。(所有的邮件进出， 都会在企业邮件留有备份) 参加展会， 展会结束的同时， 将所有的客户名片和信息交予外贸部经理，回公司后， 转交给总经办， 总经办将所有名片资料登记在客户档案中，名片上交公司， 客户信息由外贸部经理分类，酌情分配给专人跟进， （原则上， 客人在展会上与哪个业务员沟通， 就分配给哪个业务员跟进。） 三、 订单生产管理 公司的外贸业务，实行一票负责到底的制度，包括找单、生产过程、商检、报关、出运等全程跟进；外贸业务员在接到客户询单，必须进入合同评审流程，就“价格、交货期、付款”三大内容进行确认，然后回复客户。当接到客户的正式订单后，必须召集各部门主管，召开生产协调会，协商生产进度及交货日期，若不能在客户要求日期内完成的，分析无法完成的原因，确实无法完成的需联系客户，同客户协调准确的交期。 在生产协调会上，对产品的技术、质量方面，相关部门进行确认。 在订单生产阶段，外贸人员必须到生产车间同生产主管对产品进行监督、检查，发现问题及时解决；或上报总经理协调解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间等符合合同约定，按照合同保质保量按时交货。 合同确定后，业务员跟据合同开出生产通知单， （在生产通知单上要注明客户要求的唛头，包装要求， 发货日期，注意事项等）。 生产和仓库根据生产业务员开出的生产通知单，安排生产。 各业务员负责跟踪合同包装物的采购申请， 校队， 验收， 包装的指导等工作。