第三讲 会展招展方案与招展函编写(含观众邀请函).pptVIP

会展招展方案与招展函编写 展区与展位的分配 总体原则：公平合理 对于办展机构而言，要根据预测和报告参展的初步意向划定特装展位区和标准展位区。 方法： 1）先到先分发（报名时间） 2）打分法（对参展商评估打分） 3）抽签法 4）预定法 5）竞标法 “招展方案”案例 （二）参展商手册编制 参展商手册： 是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。 （二）参展商手册编制 1、参展商主要内容： 1）前言 2）展览场地基本情况 3）会展基本信息 4）会展规则——制度、管理规定、注意事项等 5）展位搭装指南 6）展品运输指南 7）会展旅游信息 8）相关表格 案例 （二）参展商手册编制 2、编制参展商手册的基本原则： 实用 简洁明了 详细全面 美观 专业（术语、内容编排符合参展商筹展程序） 国际化 参展申请表 又称注册申请表、参展回执、参展报名表等，是参展单位向主办单位或组委会申请参展并租赁展位的文件。一般由主办单位或组委会统一印刷，随同招展公告或参展邀请函一起发布。 基本内容： 参展申请表 基本内容： 参展单位的基本情况。（包括名称、性质、地址、联系方式等） 展品的名称、性质和数量。 拟租赁展位的规格、数量、展位费。 如需在缴纳租金后再确认其参展资格，可要求填写付款方式和日期。 提交申请表的方式和截止时间。 备注条款（如参展合同条款） 结构与写法： 1）标题 2）正文 3）落款 4）填表日期 参展申请表例文 见word文档 参展确认书 又称参展确认函或展位确认书（函），是主办单位在收到申请单位的参展申请表并经过审查，确认其具备参展资格后，向其发出的统一参展的文件。 参展确认书例文 ****展览会参展确认书 ****公司： 贵公司《****展览会参展申请表》以及展位费预付款**元人民币均已收到，我们诚恳接受贵公司参展及展位租赁申请，请于2011年11月7日-9日9:00-17:00携此确认函前来****展览中心办理布展手续并布展。 感谢贵公司的大力配合和支持！ *****展览会组委会 2011年10月28日 如何促使参展商连续参展 继续向参展商提供有价值的行业信息 真诚、实事求是地推广展会 积极沟通 帮助参展商提高参展效益 关心参展商，提高彼此的忠诚度 ——观众邀请函的编写 观众邀请函 观众邀请函是办展机构根据展会的实际情况编写的、用来进行展会招商的一种宣传单张。 观众邀请函内容更简洁、更集中 针对目标观众，特别是专业观众发放。 一般在展会开幕前一个半月左右才开始发放邮寄，国外观众要提前3个月到半年。 观众邀请函的内容 展会的基本内容 展会招展情况，上届总结（主要参展企业简介） 主要展品（参加展出的新产品） 展会期间计划举办的活动 参观回执表 观众邀请函的结构与写法 1）标题。有展览会名称和“观展邀请函”组成 2）称谓。写明邀请对象的单位名称或个人姓名，并冠以敬词。 3）正文。 写法：一种——先写一段文字简要介绍展览会基本情况，然后用“现将有关事项告知如下”引出主体部分。主体部分一般采用分享标号或加小标题的形式。 或：全篇运用自然段落展开说明。语言明确，语气恳切。 4）落款。写主办单位或组委会的名称 5）发文日期。 第三届中国防雷技术与产品展观众邀请函 尊敬的 先生/女士： 您好！ 第三届中国防雷技术与产品展将于十月十二日至十七日在新落成的深圳会议展览中心2号馆举行。中国国际高新技术成果交易会是国家级的展览会，会展规模、成交总额逐年增长，已成为我国在国际上最知名的高科技盛会。 此次防雷展作为高教会的一个内容，借助高交会的国际影响力，势必将中国的防雷产业渗透至各个应用领域，进一步彰显其行业特性，从而推动防雷产业不断发展。本次大会吸引了一批业内实力雄厚的国内外知名厂商参展，如南京菲尼克斯、施耐德、深圳威尔利、盾牌、北京爱劳、上海西岱尔、依州电子（美国ITW），浙江神龙，成都兴业雷安等。展览范围包括防雷、防浪涌产品、防雷工程技术、防雷元器件、防雷检测、电磁兼容产品等各个类别的最新技术与产品。 第三届中国防雷论坛将于十月十三日至十四日在深圳远东大酒店举行。秉承成功举办前两届中国防雷论坛的经验与优势，此次大会通过长时间的论文征集