第八章 会展场馆资料与信息管理.ppt

第八章 会展场馆资料与信息管理第一节 会展场馆资料与合同管理 一、会展场馆资料与合同管理（P261 1.会展场馆资料的范围 场馆会展资料管理主要是指会展活动的资料管理。其范围是： （1）筹备会展活动所搜集的原始资料 （2）办展过程中形成的筹备计划、实施方案、经费预算、平面图、效果图、重要展品及其说明书等。 （3）领导的指示和题字、录音、录像，以及有关的印刷品、出版物。 （4）刊登的广告、消息报道，观众反映、各方评价、期间、请柬等。 （5）会展结束后的总结、统计资料等。 2.会展场馆资料的搜集 明确搜集目的、确定搜集范围。可采用征集、收购、接受捐赠、 交换、复制等方法，可通过个人搜集和社会搜集的渠道进行搜集。 3.场馆会展资料的管理 管理的基本程序是：搜集、鉴选、查重、盖馆藏章、登记、分 类、著录编目、入库上架和提供使用。 二、场馆会展合同管理1.合同的起草、执行 1.合同的起草、执行 （1）权限。 （2）审批程序 ①起草 ②审批 ③批准和执行 ④备份。 （3）监督执行 合同的监督部门是场馆的财务部门。对合同的执行部门进行监督、检查，保证合同的正常履行。 2.合同的管理 第二节 会展信息管理和网站管理一、会展场馆的信息工作 1.场馆信息工作任务 其内容包括： （1）广泛搜集信息（2）信息筛选（3）分类编目（4）储存信息 （5）检索信息（6）发布信息（7）提供利用（8）信息反馈 2.场馆信息工作的基本要求 （1）建立信息机构，完善管理制度 （2）具有一批信息工作专业人才 （3）加快信息现代化的建设 3.信息交流程序 内容主要包括： （1）内外部信息的搜集与处理 （2）信息的整理和运用 二、场馆网站管理（P269 建立场馆网站的步骤： 1.对网站的主要功能定位 2.确定网站的栏目和主要内容 3.设计网页的界面 4.确定网上内容的更新方法 5.制定网站技术维护办法 第三节 会展场馆相关活动的宣传一、场馆会展广告的选择 会展广告策略的具体执行有两种选择：一是 委托广告公司全面代理；二是会展场馆自己执行。 二、广告规模与广告时间 1.广告规模 2.广告时间 三、广告媒体选择（P272 1.电视和电台 2.网络 3.专业刊物 4.内部刊物 5.广告夹页 6.广告牌 7.其他形式 四、广告制作的注意事项 1.内容简洁、清楚、准确 2.内容具有吸引力 3.重质量、有规模、求全面 思考练习题 1.场馆资料的范围与管理程序 2，场馆信息工作的内容和基本要求 3.场馆网站的建立步骤 4.场馆会展广告的选择和广告媒体的选择 5.会展广告制作的注意事项 6.试设计一份会展场馆举办展会的报纸文字广告 7.P275-276案例分析 * *