(二)卷内文件的排列和编号.PPT

文书、业务、会计及特种载体档案的整理 温州市档案局业务处 母椿田 档案整理工作 一、定义 档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的档案基础工作。 档案整理方法： 传统整理方法——以卷为管理单位 新的整理方法——以件为管理单位 二、一般程序 从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。 1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。 2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。 3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。 4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。 5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。 档案整理工作的要求 已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用 一、保持文件之间的有机联系 是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。 如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个年度 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等 二、区分不同价值 要依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。 如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁 三、便于档案的保管和利用 是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便 传统整理方法——以卷为管理单位 案卷是有密切联系的若干文件的组合体 立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目的一个过程 立卷工作是文书工作的重要组成部分 一、全宗内档案分类 （一）分类的常用方法 1、年度分类法 将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。 一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度。 2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。 3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。 （二）常用的复式分类方法 1）年度与组织机构分类法 如： 2000年 办公室 2001年 办公室 人事处 人事处 业务处 业务处 …… …… 办公室 2000年 人事处 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 …… …… 2）年度与问题分类法 如： 2000年 党群类 2001年 党群类 ?? 行政类? 行政类 教学类? 教学类? 外事类 外事类 …… …… 综合类 2000年 业务类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 …… …… 二、立卷的常用方法 按照立卷的