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归档文件整理培训资料 一、档案的定义： 档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 这一定义有以下四个方面的函义： 1、档案是各机关、组织、和个人在其社会实践活动中形成的； 2、档案是由文件材料有条件地转化而来的； （1）办理完毕的文件； （2）要有价值的文件； （3）经过科学的整理； 3、档案载体形式多样； 4、档案的本质属性：具有原始记录性。 二、什么叫全宗： 全宗就是一个独立的机关、团体、企事业单位及著名人物在其社会实践活动中形成的全部档案。 按全宗整理档案是我国档案整理工作的一个重要原则。 档案构成全宗是有条件的，并不是任何单位形成的档案都能构成全宗，只有独立的机关的机关形成的档案才能构成全宗。机关内部组织机构是机关的组成部分，不是一个独立的机关，它所形成的档案就不能构成全宗。因此，各单位内部组织机构、各科、股室不能单独收集、整理档案。 构成全宗的三个要素： 1、有独立的人事任免权； 2、有独立的对外行文权： 3、有独立的财政预、决算权； 三、档案管理的基本原则： 1、统一领导、分级管理国家全部档案； 2、维护档案的完整和安全； 3、便于党和国家各项工作利用； 四、什么是归档文件： 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件的收集 归档文件的收集，就是将分散在业务部门或领导或相关人员手中的文件集中起来，以备整理的过程。文件材料的收集，是归档文件整理的首要环节，它主要是通过建立健全文件材料的归档制度来实现的。 （一）归档文件收集的要求： 凡是本机关形成的具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。 文件材料齐全完整包括三层函义： 1、凡反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整。包括本机关各个部门在各项工作活动中形成的文件材料； 2、一组有密切联系的文件材料必须齐全完整 3、同一内容的文件定稿与打印件必须齐全完整。 （二）归档文件收集的方法： 1、办理完毕随时收； 2、会议文件及时收； 3、常用文件定时收； 4、人员变动提前收； 5、珍贵文件跟踪收； 6、盖章之时立即收； 7、制度约束按时收； 8、责任到头督促收； 9、账处文件催促收； 10、整理之前全面收； 11、发现不齐反复收； （三）收集中的难点和解决的方法： 1、领导手中的文件； 2、人事、财会、保卫部门的文件； 3、未经收发文登记的文件； 4、特别珍贵的文件； 5、机密性较高的文件； 6、报刊上反映本机关活动的文章； 7、网上发布的文件； 解决办法： 主要是要建立健全各项规章制度，责任落实到人，同时逗硬奖惩。档案员要有热心、耐心、工作上要细心。 （四）收集中应注意的几个问题： 1、不能只重视上级发来的文件而忽略自身形成的各种文件材料； 2、不能只重视“红头子”文件而忽略文件底稿和转发件； 3、不能只重视经过收发文登记的文件而忽略未经登记的文件材料； 4、不能只重视收集批复而忽略请示或只重视请示而忽略批复； 5、不能只重视纸质载体公文而忽略网上交换的公文；对于网上发布的公文，凡涉及本单位人或事的文件材料和上级主管部门发布的有关方针政策、法律法规等方面的文件材料一律要下载备份。 归档文件整理 归档文件整理，就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 归档文件整理的主要环节有：分年度、确定归档范围、划分保管期限、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、入柜存放等十个环节。通常说的十个步骤： 第一步：分年度 在充分做好准备，特别是文件材料收集齐全完整后，就可以进行归档文件整理了。一个单位的工作是按年度有组织、有计划进行的，同样机关单位的文书处理和档案工作也要按年度来进行。档案整理一个重要原则就是一般不跨年度。所以，分清归档文件年度很重要。档案整理的第一步就是将文件材料按年度分开。 区分年度应注意以下问题： 1、分年度时一般以文件签发日期为准； 2、跨年度的会议归入闭幕年； 3、跨年度处理的重大事件、重大事故归入结案年； 4、跨年度的请示与批复、来文与复文归入批复或复文年； 5、跨年度的转发与被转发件归入被转发年； 6、一些特定的专业文件材可按特定的年度归档； 第二步：明确归档范围 在收集的过程中往往把归档和不归档的文件材料都收集起来了，有些文件材办理完毕后，现时作用完成，失去日后查考价值，没有必要保存，应将这部分文件剔出去减少归档数量，节省人力、财力和时间。不能搞玉石不分，有文必档。各单位应根据本单位的职能、文件材料形成特点，制定归档范围。 明确归档范围应掌握两个原则： 1、重自身，轻外来文件； 2、重与本单位有直接关系的文件材料，轻与本单位无关的文件材料，也