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水电三局安装公司柴家峡项目部 文件管理措施 1 目的 为了确保安装公司柴家峡项目部在质量、环境、职业健康安全管理体系运行中，所有与管理体系活动有关的场所得到并使用有效文件(包括外来文件)，防止误用失效或作废文件，并对文件进行合理的控制及归档管理，特制定本程序。 2 适用范围 本措施适用于安装公司柴家峡项目部的所有文件。 3 相关文件 中国水利水电第三工程局企业标准：《文件控制程序》Q/SD3-CX-01-2005。 4 职责 4.1 本措施以项目经理为第一责任人。 4.2 本措施由项目总工进行总体控制和实施。 4.3 本措施由项目部文件资料管理员具体管理和和督促实施。 5 内容 5.1 文件分类及受控范围界定 5.1.1 质量管理体系文件包括管理(分)手册、程序文件、作业指导书、体系文件更改通知、项目管理计划等受控文件。 5.1.2 工程技术文件及外来文件包括标准、规程、规范、图纸、设计变更、各类施工文件，也包括上级主管部门文件、合同文件、相关的法律和法规以及建设单位、监理单位、质量监督站和其它管理部门等的通知、来往函件、相关文件。 5.2 文件编写 5.2.1 管理文件由项目经理组织各归口部门或专人编写。 5.2.2 技术文件由项目总工程师组织技术人员编写。 5.2.3 文件编写不能滥用简称，不能自造简化字，对难懂的术语要加简明注释，手写的文件要使用蓝黑或碳素默水钢笔书写，以便存档。 5.2.4 每种文件由编制人编写文件目录，确定发放计划，要保证该文件发放至适用的部门、单位或人员。 5.3 文件审批 5.3.1作业文件，由项目部工程技术部门编制，项目总工审核，项目经理或授权主管副经理批准后实施。 5.3.2 项目部编制的临时性工程技术文件，由项目总工对其适用性进行审核后批准实施。 5.4 文件收集 项目部各部门要及时收集当地法律、法规、管理制度文件及相关国家规程、规范，并在项目管理计划中进行规定，进行有效管理。 5.5 文件的更改、换版 5.5.1 技术文件和资料更改按技术文件更改规定进行。 5.5.2 合同文件由项目经理负责管理，合同文件的更改按行业规定办理，并执行《与产品有关的要求的确定和评审程序》Q/SD3-CX-702-2005 文件。 5.6 文件的有效版本 5.6.1 项目部文件资料管理员负责建立各类文件有效版本控制清单，当各类文件发生更改时，按“文件更改通知单”及时填写最新的修订内容，以便识别文件的现行修订状态。 5.6.2 文件资料管理员按文件发放计划，使所有部门、单位或个人，都要得到最新修订的有效版本并对发放的文件签收。 5.6.3 将失效或作废文件及时清出使用场所，确保不致误用。 5.6.4 对需保留的失效或作废文件，作出明确的标识，或加盖“作废”印章，以免误用。 5.7 文件的发放、保管 5.7.1 项目部文件管理由专人负责，对受控文件（包括外来文件）标识发放，建立专用发放记录。 5.7.2 对顾客提供的图纸（包括设计变更）实施有效管理，建立必要的管理制度并实施检查，控制其接受、验收、标识、存档、发放、更改的各个过程，确保使用场所及时得到有效图纸。 5.7.3 对已审批的文件，按照文件发放计划，进行发放登记。 5.7.4 文件持有者必须妥善保存使用文件和资料，避免损坏和丢失，未经批准不得复印文件和对外提供，调离时需交还发放部门。 5.7.5 工程技术文件需借阅时，借阅人应提出申请，经总工批准，由文件管理人员登记后方可借阅。借阅人应爱护文件，保证按期归还，文件管理人员复查、记录。 5.7.6 同一份文件如果采用几种方式发布（如张贴、计算机磁盘、光盘、内部计算机网络等）或分为几部分发布，则应保留其原始文件，为以后的更改提供依据。 5.7.7 对于管理体系文件、工程技术文件资料、图纸、外来文件，要分类造册登记保存。 5.7.8 工程文件归档管理应符合国家、地方法规要求以及业主单位、监理单位的管理要求。 6 质量记录 ——文件会签审批表 ——文件资料发放计划、发放登记表 ——文件资料借阅登记表 ——文件更改通知单 ——文件资料销毁申请表 ——文件资料接收记录 水电三局安装公司柴家峡项目部 2006年6月 文件分类编号 编 制 文 件 文件更改单 会 签 文 件 更 改