文件发放及管理制度..docVIP

文件发放及管理规定 1 目的　为加强公司文档案、声像档案资料的管理工作，保证文档案、声像档案的及时归档和妥善保管特制定本规定。2 范围本制度包括公司所有文件3 职责　3.1本公司负责本制度的拟定、审核及执行解释档案资料的归档督促和日常管理工作；总负责本制度的批准执行。　3.2本公司各总监、部门经理及，为本制度的落实执行人，负责本制度的执行与监督。4 规定内容4.1 公司文件分：制度类、合同类、报告类、报表类、凭证类及技术类六个类别。4.1.1制度类文件分为：规定、制度、办法、决定及方案等。4.1.2合同类文件分：合同、合约、契约、协议及约定等。4.1.3报告类文件分：请示、报告、申请、工作总结及工作计划等。4.1.4报表类文件分：业绩统计报表、销售额统计报表、产能统计报表、品质统计报表及财务报表等相关统计报表。4.1.5凭证类文件分：借条、请款单、费用报销单、差旅费报销单、送货单等。4.1.6技术类文件分：作业指导书、操作规程、工艺卡片及产品图纸等。4.2制度类文件4.2.1审批流程4.2.1.1制定：制度类文件由各部门负责人安排相关人员根据工作需要进行制度的编制。4.2.1.2审核：制度类文件编写完成后，由制度编制交部门负责人审核4.2.1.3批准：部门负责人将审核后的制度类文件提交公司总办公室，由总办公室将相关文件按类型分类整理后转交总确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由总召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。4.2.2发放流程4.2.2.1发放：以公司名义下发的制度类文件，由文控中心负责下发及失效文件的收回，签发原件由负责整理立卷；以部门名义下发的制度类文件签发原件由其部门整理立卷并一份备案下发及收回失效文件的　4.2.2.2执行：以公司名义下发的制度类文件，由人力资源部负责相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的制度类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。4.3合同类文件4.3.1审批流程4.3.1.1制定：合同类文件根据公司需要与客户或供方达成相关合作意向，由经办人与相关方进行相关合约初稿的协商拟定。4.3.1.2审核：合同类文件初稿拟定后，由经办人提交部门负责人审核（合同协议类文件项目内容必须经法律事务确定其合法有效性）。4.3.1.3批准：经办人将经部门负责人审核后的合同类文件提交总公室，由总办公室将相关文件按类型分类整理后转交总批准确认；如涉及特殊或重大合约及其它原因需要由总召集相关人员进行合同评审通过。4.3.2发放流程4.3.2.1经批准后的合同类文件原件由财务部备份跟进应收、应付事宜，同时总办公室必须留底备份。4.3.2.2由经办人根据合同类文件要求完成跟进事项。4.4报告类文件4.5报表类文件4.5.1审批流程4.5.1.1制定：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。4.5.1.2审核：报表类文件编制完成后，由制度编制人提交部门负责人审核。4.5.1.3批准：部门负责人将审核后的报表类文件提总办公室，由总办公室将相关文件按类型分类整理后转交总批准确认。4.5.2发放流程4.5.2.1总办公室将总签署后的报表类文件发回呈送人。4.5.2.2呈送人根据总裁批准确认后的报表类文件视情况需要分发相关部门。4.5.2.3部门负责人根据报表反映情况分析原因进行相应跟进措施。4.6凭证类文件照财务部门执行4.7技术类文件4.7.1审批流程4.7.1.1制定：技术类文件由工程技术部门负责人安排相关人员根据工作需要进行相关文件的编制。4.7.1.2审核：技术类文件编写完成后，由文件编制人提交部门负责人审核。4.7.1.3批准：部门负责人将审核后的制度类文件提交总监批准确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由总监召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。4.7.2发放流程4.7.2.1 发放：以公司名义下发的技术类文件，责下发及失效文件的收回，签发原件由负责整理立卷；以部门名义下发的技术类文件，原件由其部门整理立卷。一份至备案人员下发及失效文件的收回4.7.2.2用于打样的图纸，由技术部门加盖“受控文件”章，旁边注明“仅用打样”直接发放采购部打样，无需文控中心备案及发放。 4.7.2.3执行：以公司名义下发的技术类文件，由部负责相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的技术类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。4.8 公司所有急件处理流程4.8.1 当事人于急件提交时需用档案封存并用即时贴于档案正面左上角注明标明急件字样和签阅完成时间。4.8.2 如上部门领导不在情况则需及时打电话请示处理。各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需对有密的文件须同意后方可借阅。借阅文件应严格借阅登记，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上