新世纪研究生英语教程(第四版)课文译文—第6单元.pdfVIP

无纸化办公之神 为什么你的办公室愈加混乱不堪? 弗雷德里充·依·艾伦 ［１］在1970 年《未来者》杂志中阿尔温·托福乐声称“打印任何资料是机器的 一种原始用途，违背了其本身的初衷。”五年后，施乐公司的帕罗·阿尔托研究中心的 主任认为无纸化办公已经初现端倪，并大胆预言在未来“不知道这个世界上我还会需 要多少硬拷贝。” ［２］如果他还和我们一样，那么，他仍然被许多纸张包围，很可能比以往任何 时候更加严重。几十年来,我们一直期待着无纸化办公的到来,但是,新技术层出不穷, 旨在帮助我们取代在几千年前最先由埃及人利用河咒苇制造的纸。这些新技术包括电 子记事本,体积越来越小的笔记本电脑和内容总在不断更新的电子书籍。我们都知道纸 张占据宝贵的空间,一次只能够放在一个地方,检索或查询非常困难,而且缺少超文本 所具有的交互性和链接功能。因为了解这一点,所以我们为继续依赖纸张而内疚。为什 么我们还不能够克服这一陋习呢? ［３］两位英国研究人员阿比加尔·宅和理此埃持仁哈坡决定对此进行研究,并将 其研究成果写成《无纸办公室的神话》一书,由麻省理工学院出版社出版。书中举例说 明了我们所处的困境:他们在一家高科技研究实验室遇到了一位经理,其办公室里到处 都堆积着纸张——椅子上、工作台上、办公桌上、电脑周围。他似乎有一种超能力,只 用几秒钟就在乱七八糟的纸堆里找到所需文件,但是,这的确会让他的老板感到难堪。 每当公司老板到来之时,他不得不把所有的纸张收拾起来,藏入壁橱的箱子里。这样做 的结果使他此后一两周的工作效率大减。这就产生了问题:难道纸张真的妨碍我们的工 作吗? 1 [4] 我们很容易这么认为。关于计算机化信息处理的优点我们已经耳熟能详,但是, 我们却从未听说过纸张的优点。塞伦和哈坡已经发现了纸张的优点。以他们如何描述 一张普通办公桌上的文件摆放为例。 它准确地描述了我的,也许还有你的乱糟糟的办 公室:一叠重要的文件放在办公桌中间,可能紧靠在电话旁,这些文件被他们称为特急 件,需要马上处理。急件是仍然重要但不怎么紧急的文件,占据了办公桌的边角,它们或 半悬在办公桌的一角或被塞进办公桌的抽屉里。大部分文件属于普通文件,不需要马上 处理,装满了远处的文件柜。与此同时,许多纸张整齐地摆放在办公桌上,桌子中间的空 处有几张纸零散地放着,另外的一些纸张可能堆放在其他地方,甚至散放在地板上。 [5] 上述简单描述揭示了纸张鲜为人知的优点。我们都知道在电脑屏幕上阅读可能 是 件不愉快的事:相对模糊的字体、炫目的屏光、必须不断地翻页、屏幕相对固定的位置 等。塞伦和哈坡发现纸张不仅没有上述缺点,而且在许多方面都优于计算机。 [6] 人们工作时每次阅读的东西往往来自不同的文件,因此用纸张要容易得多。另 外他 们经常要做注释,而在纸上做注释更容易,方式更加多样——用铅笔轻轻地划、用钢笔 重重地划、用彩笔划、在报事贴便条纸上写、在字上画圈等。除非是在海滩,人们在阅 读时很少从头至尾一字不漏地读完,他们浏览、翻阅标题、查找特别事件、阅读过程中 前后参阅„„这一切在屏幕上完成要困难得多。 [7] 对于写作来说,纸张也经常是必不可少的,这不仅因为你可以在周围摊开各种 各样的源文件,而且还可以在纸上轻松地修改和订正。你很可能在电脑上写作,但在写 作过程中你肯定还得利用大量的纸张。另外,在开会或人们相互合作的任何场合,电脑 也不适合替代纸张。打印出来的文件可以互相传递、可以几个人同时阅读、在讨论的 同时可以很容易地在上面做注释。正如塞伦和哈坡观察到的那样：评阅报告的人围桌 而坐,同事间可以看到谁在阅读报告,谁没有读,谁在认真翻阅,谁把报告放在了一边。 2 相比之下,谁知道对面用笔记本电 脑阅读文件的同事看到什么地方了? „„还是正在 阅读自己的电子邮件? [8] 或许,作者所揭示的纸张优点的最惊人之处就在于,我们喜欢这样一个简单的 事实:把一份报告亲手交给老板,知道他从你手中直接拿到它,这与点击 “发送报告”按 钮,等待老板答复完全不同。 [9] 塞伦和哈坡考察了两项活动:空中交通导航和撰写警方报告。根据常识判断， 无纸化操作可能会更加奏效。导航员用小纸条来记录飞行的情况,这种方法长期以来就 被作为一个常见的例子来说明僵化的官僚政治体系的危害和落后。作者发现该体系事 实上具有许多无与伦比的优点。 [10J 导航员的小纸条每张约