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运城职业技术学院声像档案管理细则 总则 第一条 声像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的照片、录像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等。他们以感光材料或磁性材料等载体，以影像和声音为主要反映方式。声像档案具有生动形象的特点，可为教学，科研管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其他载体档案一样，也是人们社会实践活动的真实历史记录，是党和国家的宝贵财富。 第二条 为建立、健全我院声像档案，更好地开发利用声像档案 信息资源，发挥声像档案在我院各项活动中的重要作用，现根据《中华人民共和国档案法》和国家教委颁布的《照片档案管理规范》结合我院的实际情况，特制定此管理办法。 声像档案的收集归档 第三条 声像档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证声像档案的完整与安全，丰富我院档案室室藏，全院凡有形成和产生声像档案的单位，均应按档案室的统一规定和要求，做好声像档案的形成、收集、整理、归档工作。 第四条 收集的声像档案应能较好地反映客观事实，突出重点。照片和底片同时归档，并附以文字说明。 第五条 凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良。归档的声像应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整，表述准确，简炼。 第六条 网络中心、宣传部、学生处、团委等部门形成的声像档案材料。均为立卷单位，分工归口立卷，综合管理性材料，由网络中心立卷归档。两个以上单位共同制作的，由主办单位负责立卷归档。 第七条 综合档案室负责检查和指导各单位形成的声像材料的收集、整理、归档工作。各部门必须接受综合档案室的监督、检查和指导。 第八条 声像档案的归档范围及时间 （一）凡属全院性重大活动、事件的声像档案，如影视胶片、录像片、缩微胶片、录音带、磁盘、光盘、照片（连同底片、文字说明），由网络信息中心、宣传部等有关部门，按年代分类进行编辑、整理、立卷。 （二）学院召开的各类重大会议，如党代会、教代会、职代会、校庆会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片、录像、录音。照片只收集会标与主席台一张，院领导讲话一张，代表们讲话一张，先进集体和个人照片各一张。 （三）学院各种展览，陈列的照片、录像、每一块版面拍摄一张照片，由承办单位负责收集整理，于展览活动结束后一个月内制定专人立卷，向院综合档案室归档。 （四）由学院主办的各种重要教学、科研、学术交流、外事交往方面的录音、录像带、照片等，可选择收集一些有价值的照片、录像、录音等资料，在该项活动结束后应及时归档。 （五）具有一定影响的大学生，论文答辩会，学生的社会实践活动、先进事迹、新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片，录像和录音均属归档范围。其他活动应根据不同情况收集一些主要场面，照片控制在五张以内。 （六）反映学院不同历史时期变化发展的校景和基建的照片和录像。每一个主楼、校园内主要景色，应列入收集范围。基建项目的照片应包括：开工前的前景和场地，大型招聘会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。 （七）奖状类照片、包括获国家级、部省级以上的各种奖状、奖品、证章、证书等。 （八）档时间要求在次年六月底前在规定时间内将上年的档案材料向综合档案室移交。 声像档案的管理和利用 第九条 综合档案室的工作人员应将各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目、实行统一管理。 第十条 综合档案室应了解学院党政管理、教学、科研、基建等活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。 第十一条 做好声像档案的保护工作。声像档案的载体与其他档案的载体不同，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并做到防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等。 第十二条 院内单位因工作需要借阅声像档案须经综合档案室主任同意，方可借阅，借阅必须办理登记手续。借阅人员应保持声像档案的完整、整洁、清晰。损坏者加倍常。并追究其责任。 第十三条 综合档案室的工作人员应定期检查声像档案，对破损的声像档案应及时修复和复制，保证声像档案的完好。 第十四条 声像档案不仅具有现实意义，还具有重要的历史意义。对声像档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。 二〇一一年十月十三日