如何正确地使用邮箱.pptx

——让优秀成为习惯 广分行销部 2017.2 如何正确使用邮箱 2. 关于邮件主题 为什么要邮件沟通 1. 3. 关于称呼和问候 4. 正文 5. 附件 6. 字体 7. 结尾签名 8. 回复技巧 9. 正确区分发送、抄送、密送和转发 10. 关于群发 11. 邮箱管理 让优秀成为习惯——如何使用邮件 2 随着广分销量业绩的进一步增长，团队的不断成长扩大，越来越多的文件和通知需要上传下达，越来越多的表格信息需要提报汇总，鉴于QQ、微信等即时性通讯工具的各种局限，使用邮箱进行日常的办公事宜，成为亟待施行的举措。使用邮件作为主要的办公软件之一，让优秀成为我们的习惯吧！ 为什么要邮件沟通 3 你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，思考清楚了再发邮件，比拍脑袋随口说会更清晰明了、更容易记住，而且也是一个证据，一时想不起来了还可以随时查阅。 向领导汇报工作的时候，如果邮件可以沟通的事情，尽量邮件沟通，因为邮件沟通更利于领导及时处理或集中时间处理，提高工作效率。 书面胜于口头 关于通知下发 当前信息传递现实情况分析： 会议/政策通知：微信主管群，逐个主管@后回复收到，主管需时刻查看微信通知内容。漏掉，超过3天没有点击下载，文件就会过期。如果文件过大，想等 有wifi时进行点击，却会经常因此而漏掉。 广宣物料元素下发：QQ主管群，需要的主管到群里下载。主管没有及时下发，或者下发后业务没有及时保存，业务/主管会再次找行销部取相关资料文件，重复沟通，而且行销部将进行多次的查找文件和发放文件的动作。 问题沟通及业务反馈：微信信息/语音/电话沟通，具有即时性，可以马上解决紧急的事情，但是遇见需要几天后解决或者接下来需要持续提醒解决的问题，往往会在口头知会之后遗忘，想要翻查却又找不到相关记录。 4 会议通知、政策通知、广宣物料等 关于即时性通讯工具对我们工作造成的损害 事务繁杂，不便于上级领导记录了解，只能做即时性处理 目前我们有事情一般都会电话或者微信与领导沟通，因为QQ/微信群过多，电话每天也过多，不便于领导记住相关工作事项，领导需要即时性处理各种问题，延后处理即会出现遗忘和错漏。数日/月后，也不便于上级记忆和翻查记录。 公司文件通知传递不畅通： 随着公司的业务团队壮大，出现了二级主管、三级主管、地区业务人员等，目前公司的文件传递方式主要为大区主管接收分公司文件，再往下传递，大区主管业务繁忙，只要一时遗忘，就会导致全区下级主管不能及时获知公司文件内容，造成传递通路的瓶颈。 报表上传收集汇总受限： 公司下一步开展多个项目组推广制度，需要与一线业务人员进行报表提报和追踪，由于现行通讯工具限制，提报的工具五花八门，有的发QQ，有的发微信，有的发邮件。发邮件的，有的发163邮箱，有的发QQ邮箱，有的发公用邮箱。即时已经明确规定发送到指定的163邮箱，但是通知下发的时候主管并没有认真查看，等到需要发送提报的时候，也并未重新查看翻阅，只是随意进行表格提报，导致收集汇总人员的工作难度增大，耗时耗力，办公效率低。 5 公司文件通知上下传递不畅通、事情遗忘耽搁、责任推诿、目标不明确等 使用网易163邮箱 6 网页版、手机版同时下载，打开手机通知，能每时每刻进行邮件收发。 邮箱大师操作方法 7 苹果App Store下载网易邮箱大师 / 安卓系统 应用商店 下载网易邮箱大师 关于邮件主题 8 1.一定不要空白标题，这是最失礼的； 2.标题要简短，真实概括整个邮件的内容和重要性，比如“王先生收”这种是不可以的。 3.一封信尽可能一个主题，不要谈多个事情，便于分类整理。 4.可适当使用大写字母或特殊符号（如*等）来引起收信人的注意，但一定要适度。 主题是给别人的第一印象，一定要慎重检查！ 关于称呼与问候 9 邮件开头要称呼收件人，这样显得礼貌，也明确提醒收信人此邮件是面向他的；多个邮件人是也可以称呼大家，如果对方有职务，应该按职务尊称对方，如**经理”，如果不清楚职务，则通常称为“**先生“，或者**女士”。问候语是称呼换行空两格写。 邮件开头最简单的可以写“您好”或者“你好”，结尾常见的有“祝您顺利”“此致敬礼”等。礼多人不怪，礼貌一些，总是好的。 正文 10 正文简明扼要，行文通顺清晰，多用段落列表，一次交待完整，避免错字别字，合理提示重点，合理利用图表，商务信函慎用:），注意邮件语气； 1 2 对外邮件中使用项目的正式名称，不要使用缩写简称等方式，避免理解偏差； 在邮件书写时注意使用书面语，避免口语化的表达； 3 使用：此、该、其等代词时一定注意前后句之间是否存在理解歧义的情况，如可能出现歧义，尽量不使用代词； 4 附件 11 发送前检查附件是否附在邮件内。 如果带有附件，正文中应提示收