文件材料的归档办法.pptVIP

第四条 档号编制 档号由类目号、件号组成。 （一）类目号的编制 1．一级类目采用大写汉语拼音字母编写， 即GL：管理、KJ：会计、CP：产品、KY：科研、 JJ:基建、SB:设备、SW：实物、YX：音像。 2．二级及二级以下类目： 管理类二级类目为年度号，会计类、音像类、 实物类二级类目采用阿拉伯数字编写； 管理类的三级类目位保管期限号（永久为“1”、 长期为“2”、短期为“3”），会计帐簿、会计凭 证、其它的下位类目（即三级类目）为年度号； 科技类档案，有代号的，一般优先采用，无 代号的，可采用汉语拼音、英文字母或阿拉伯 数字编写。 （二）件号的编制 1．各类档案均按照最低一级分类类目为单位 编写案件（以“件”为单位的文件材料）顺序号。 2．同为阿拉伯数字编写的类目层次中间用 间隔号“.”隔离。 3．类目号与件号中间用间隔号“-”隔开。 第五条 档号示意： （一）管理类 GL2003·1-1 2003年永久性的管理类档案第1件 GL2003·2-1 2003年长期的管理类档案第1件 GL2003·3-1 2003年短期的管理类档案第1件 （二）会计类 KJ1-6 财务报告第6件（历史以来） KJ2·2003-8 2003年账簿第8件 KJ3·2003-16 2003年会计凭证第16件 KJ4·2003-1 2003年会计类其它材料第1件 （三）产品类 CP1·1-1 **系列**型号产品第1件 CP1·1-126 **系列**型号产品第126件 CP2·1-1 %%系列%%型号产品第1件 CP2·1-26 %%系列%%型号产品第26件 CP2·2-1 %%系列##型号产品第1件 CP2·2-56 %%系列##型号产品第56件 （四）科研类 KY1·1-1 **性质**课题第1件 KY1·1-22 **性质**课题第22件 （五）基建类 JJ1·1-1 **性质**项目第1件 JJ1·1-1266 **性质**项目第1266件 （六）设备类 SB1·1-1 **性质**型号设备第1件 SB1·1-12 **性质**型号设备第12件 （七）实物档案 SW1-6 证书类第6件 SW2-8 奖状类第8件 SW3-2 锦旗类第2件 （八）音像档案 YX1-1 录音带第1盘 YX1-26 录音带第26盘 YX2-1 录像带第1盘 YX2-22 录像带第22盘 第六条 本单位档案分类大纲 一级类目 二级类目 三级类目 管理类 GL 年度 （文件材料形成年度） 保管期限 （1 永久2 长期3 短期） 会计类 KJ 1 财务报告 2 账簿 3 凭证 4 其它 年度 （账簿、凭证、其它设置） ? 音像类 YX 1录音带 2录像带 ? 实物类 SW 1 证书 2 奖状 3 锦旗 4 奖杯 5 奖牌 6 废止的各种印章 ? 其它类略 ? ? 第七条 档案排架 本单位档案按大类分别排架： （一）管理类的档案首先按年度排列，在 各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后 排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。 （二）会计档案按财务报告、账簿、凭证、 其它分别排架；在各个二级类目中分别按年度 顺序排架。 （三）科技类档案，分别按大类、属类、项目 （一个型号产品、一个课题、一项工程、一台 或一个型号多台设备）排架。 （四）音像档案按载体种类分别排架。 （五）实物档案按实物种类分别排架。 （6）本单位主要产品的音像材料； （7）本单位不同时期厂区（或办公地址）建设 及发展情况的音像材料； （8）有关本单位产品广告的音像材料； （9）新闻媒体有关本单位报道的音像材料； （10）获得的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉 的音像材料； （11）其它具有保存价值的音像材料。 实物类： 主要包括本单位获得的各种荣誉证书、 奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品及反映企业不同发展阶段的产品样品，实体性科技成果、工装和设备等 物品。 2、归档要求 质量： （1）归档文件的制作和书写材料应当 有益于长久保存； （2）归档文件材料应