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依托校园网推进总务管理信息化摘要:教育部的《教育管理信息化标准》中就明确地指出总务管理信息化是高校教育信息化建设中的重要组成部分,它是指高校总务管理部门通过对内部管理体制和运行机制的改革,增强自我完善、自我发展的能力,将高校后勤的服务逐步融入到社会服务的体系中,在学校主管部门的主导下,充分依托高校校园网的力量,积极利用社会的资源,不断扩大服务范围,提高服务质量,为高等教育改革、发展与稳定提供与之相适应的、优质高效的后勤服务。本课题就是在这样的环境和条件下,提出了一套解决方案――依靠校园网建立和强化总务管理信息化,提高总务管理的服务效率。 关键词:总务管理;信息化;网络化 中图分类号:G434文献标识码:A文章编号:1009-8631(2009)12-0086-02 高校总务管理开展信息化建设既是高校总务部门适应时代需求,加强自身内部管理建设的必经之路,也是面向师生员工,加强交流沟通,提高服务品质的必然要求。 目前,高校总务部门在利用信息化管理的手段上还比较落后。随着高校逐年扩招,学生人数越来越多,对吃、住、后勤物业服务保障要求也越来越高。同时,校区基础设施也在不断增加,总务管理服务内容和范围也在不断扩大,这就要求我们总务部门在提供服务保障的管理模式和方法也要适应这一新形式的变化。提高总务管理队伍素质建设和服务意识,有效地利用网络化、现代化管理手段是势在必行,只有这样才可能更好地保证学生和教职员工的正常学习和生活。在进入数字和网络时代后,人们的思想观念和意识也在不断更新,尤其是外部的市场环境,各种配套服务提供的方式在利用网络化的手段上日趋完善并呈现出多样化趋势。学生和老师对服务质量的要求也越来越高,作为总务管理部门来说如何有效提高管理水平和服务质量以满足新形式的需要是目前改革的一个主要问题。 教育部的《教育管理信息化标准》中就明确地指出总务管理信息化是高校教育信息化建设中的重要组成部分,它是指高校总务管理部门通过对内部管理体制和运行机制的改革,增强自我完善、自我发展的能力,将高校后勤的服务逐步融入到社会服务的体系中,在学校主管部门的主导下,充分依托高校校园网的力量,积极利用社会的资源,不断扩大服务范围,提高服务质量,为高等教育改革、发展与稳定提供与之相适应的、优质高效的后勤服务。 本课题就是在这样的环境和条件下,提出了一套解决方案――依靠校园网建立和强化总务管理信息化,提高总务管理的服务效率。本课题中的总务管理信息化的建设强调软件方面的研究与应用,相应的硬件支撑由校园网提供,主要研究了以下几个问题: 一、总务管理网站的建设,加强与外部的联系与沟通 南京理工大学总务管理处是代表学校行使后勤行政管理及服务保障的甲方职能部门,下设综合管理科、房产管理科、校区管理科、物业管理科、水电运行与计量中心,主要职能是代表学校制定后勤改革发展规划,编制校园环境、基础设施、住宅小区建设改造和年度大修计划并组织实施,负责对后勤各项服务保障工作进行管理、监督、检查和考核,负责校园环境、各类房屋、公用家具、住宅小区、水电运行的日常服务与管理工作。总务管理处全力以赴为学校的教学、科研工作提供有力的后勤保障,为全校的师生员工创造良好的工作、学习、生活环境并提供优质服务。 南京理工大学总务管理处于2002年起开始着手考虑网站建设的问题,于2003年设立了依附南京理工大学校园网的正式网站并试运行,于2005年6月设立独立网站并正式运行,进一步加强了与外部的联系与沟通。 (一)网页设计 首页是人们进入网站的门户,因此首页的风格设计要很独特,我们采用了动画来装饰首页,在首页上部闪烁跳动我们的工作宗旨“加强后勤管理,美化校园环境,保障教学科研,服务师生员工”,页面下侧是校园景观经典照片展放及总务动态、总务管理处简介,右侧是工作职责和规章制度以及荣誉相册和校园景观相册,正下方有工作流程、后勤简报、精彩回放、回音壁、总务意见信箱、后勤服务监督电话,页面使人对总务管理处有了初步的感性认识,给人温馨、亲切的感觉。 (二)功能模块 系统具有:岗位设置、工作职责、工作流程、规章制度、总务动态、后勤管理系统、后勤简报、回音壁、校园景观、荣誉相册等功能模块。 (三)网站开发技术 在设计本网站的过程中,主要使用的是Dreamweaver等网站设计工具。因为需要制作很多的网页素材,所以借助Firework或者是Photoshop等图形制作工具来设计出所需要的图片;为了使网页更加吸引人,Flash是必不可少的,我们使用Flash来实现动画的制作。为了进一步增加网站的互动功能,我们采用asp技术开发网站的bbs。 二、加强实体社区的自我管理和虚拟社区的组织管理,寻找两者的最佳结合点 所谓实