加强施工单位索赔证据管理探析.doc

加强施工单位索赔证据管理探析摘 要：当前建筑市场的竞争日趋激烈，施工单位在施工过程中承担了巨大的风险。在这种情况下，加强工程索赔管理，建立行之有效的索赔策略，合理分担施工中的风险，是施工单位维护自身合法权益的有效手段。本文就目前工程项目索赔的实际情况，对索赔的定义及起因，索赔证据管理，索赔证据的分类、审查、收集、整理、保管及补救等方面加以阐述，就在索赔证据的管理过程中易出现的问题提出相应规避措施。 关键词：建筑工程索赔；索赔证据；证据管理 1 建筑工程索赔的定义 建筑工程索赔通常是指在工程合同履行过程中，合同当事人因对方不履行或未能正确履行合同或者由于其他非自身因素而受到经济损失或权益损害，通过合同规定的程序向对方提出经济或时间补偿要求的行为。 2 建筑工程索赔的起因 由建筑工程索赔的定义可以看出，索赔适用于合同双方，它是一种正当的权利要求，是合同当事人之间的且普遍存在的合同管理业务，是一种以法律和合同为依据的合情合理的行为。就工程项目来说，合同的违约，合同错误，合同变更，工程环境变化，不可抗力等原因有可能引起工程索赔。 3 索赔证据的基本概念和证明对象 索赔证据是指在索赔过程中用以证明索赔事实的根据。它的证明对象是指过程中需要证明的事实，从施工角度来说主要包括索赔权存在的依据；索赔事项的发生；给施工单位造成的损失；施工单位已按照规定的程序提出了索赔。 4索赔证据的管理 索赔证据是双方当事人用来支持其索赔成立或和索赔有关的证明文件和资料。索赔证据是索赔文件的组成部分，在很大程度上关系到索赔的成功与否。为了降低施工企业生产风险，有必要加强索赔证据的管理。 4.1 索赔证据的分类 索赔证据主要包括合同文本；施工过程资料、会议纪要及来往函件；工程照片、录像；财务会计核算资料、报表及来往凭证；市场行情资料；政策法规文件。 4.2 索赔证据的审查 索赔证据的审查判断是指对收集到的索赔证据进行分析研究，鉴别真伪，找出它们与索赔事项之间的客观联系，确定其证明力，进而得出结论的活动。索赔证据的审查判断是索赔过程中一项重要环节，是证明索赔成立的决定性步骤。一般来说，索赔证据主要从以下几方面进行： 4.2.1 审查以书证形式出现的索赔证据是否为原件 持有原件的一方可以有效避免证据被他人篡改或伪造，从而使自己处于有利的法律地位。由于施工单位往往在施工中处于弱势地位，施工单位的书证制作时尽量采取多份原件的方式，以保证自己至少获得一份原件。如果因为客观情况无法获得一份书证原件，则应要求原件的执有者提供一份书证的复印件，同时要求原件执有者在复印件上注明原件由其保存，复印件与原件一致的意思表示，并由原件执有者签字盖章，以此方式最大限度维护自身的合法权益。 4.2.2 审查索赔证据形式上的证明力 索赔证据必须具备一定形式上的条件，才能具有最佳的证明力，否则将不具有证明力或证明力很小。对于合同文本来说，必须有相关人士的签字盖章；施工过程资料、会议纪要及来往函件必须符合各地政府规定的施工资料文件格式，对于合同实施过程中业主或工程师的口头指令、传真、电子邮件等对工程问题的处理意见缺乏形式上的证明力，施工单位应及时索取书面确认证据；工程照片、录像要保存好底片，并最好取得合同另一方或监理工程师的确认；财务会计核算资料、报表及来往凭证应符合会计相关法律法规规定的形式要求；市场行情资料以造价管理部门以刊物形式定期公布的价格为准，生产单位发布的产品市场价格应有生产单位的签字盖章；政策法规文件应取得相关政府部门盖章签发的原件或取得刊登该政策文件的政府公报。 4.2.3 审查索赔证据是否符合索赔目标的要求 不是所有的文件资料都与索赔事项有关，不加分析的提供反而不能突出重点，严重的甚至导致反索赔的发生。因此必须确立索赔证据的关联性，看它的内容是否符合索赔目标的要求，其内容是否存在歧义，模棱两可甚至自相矛盾之处。 4.2.4 审查索赔证据是否形成完整的证明体系 对索赔证据逐一审查后，还应对支持同一索赔的全部证据进行总体审查，看全部证据是否形成一个完整的证明体系，即索赔事项相关事实均有证据予以证明，同时证据之间，证据与索赔事项之间必须协调一致，不存在矛盾或矛盾得到合理排除。 4.3 索赔证据的收集 索赔证据的收集是进行索赔的首要工作，是索赔成功的前提，具有十分重要的作用。因此必须确立索赔证据收集管理机构及负责人，通过合法有效的途径收集整理。索赔证据的收集应具有前瞻性，并贯穿于施工全过程，在施工过程中与施工过程资料文件结合起来，及时全面的和搜集整理。 4.4 索赔证据的保管 索赔证据的原件应有专人保管，对于所收集到的索赔证据进行登记造册，注明证据的来源，获得时