质量技术文件与资料管理制度..docVIP

文件名称：质量技术文件与资料管理制度 版本：A/0 文件编号： 页码：Page 1 of 3 目的 对与质量安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。 范围适用于与质量安全管理体系有关的文件控制。 职责 3.1 总经理负责批准发布《质量安全管理手册》。 执行组长负责审核《质量安全管理手册》，批准作业层文件，为体系文件的主控责任人。 行政部负责组织对现有体系文件的评审，为体系文件的归口管理部门。 各部门负责相关文件的编制、使用和保管，并对本部门与质量安全管理体系有关的文件收集、整理和归档等。 程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 《质量安全管理手册》为第一层文件，由行政部备案保存。 4.1.2 公司第二层质量安全管理体系文件为作业层文件，包括产品技术要求、作业规范、各种管理制度、外来文件，由行政部备案存档并控制其分发。 4.2文件的编号和版本 本公司的质量安全管理体系文件编号： 《质量安全管理手册》――― 作业层文件――――――――(文件序号) 记录文件―――――――――（记录序号) 外来文件―――――――――WL**(文件序号) 在文件的适当位置注明版本，以第一版、第二版的形式依次排序。 4.3 文件的编写、审核、批准和发放 文件发放前应得到批准，以确保文件是适宜的。 4.3.1 《质量安全管理手册》由生产部负责组织编写，执行组长审核，总经理批准发布，由行政部登记、发放。 4.3.2 作业层文件由主控该过程或活动的部门编写、审核（必要时相关部门会签），执行组长批准；HACCP计划由生产部编写，由HACCP小组评审讨论，HACCP小组长批准。 文件名称：质量技术文件与资料管理制度 版本：A/0 文件编号： 页码：Page 2 of 3 4.3.3 文件的发放范围由行政部确定。文件的分发应确保使用文件的各场所都能得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 文件的受控状态 文件分为‘受控’和‘非受控’两大类，凡与质量安全管理体系运行直接相关的文件应受控，由各主管部门按本程序执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 4.5 文件的更改 4.5.1 《质量安全管理手册》由行政部组织更改，局部更改填写《文件更改申请表》，经执行组长（HACCP小组长）审核，上报总经理批准后更改，由行政部发放并保留文件更改内容的记录。 4.5.2 其它文件的局部更改由相应主控部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。 4.5.3 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，交行政部统一处理，以确保有效文件的唯一性。 4.5.4文件换版更改，由原编制部门组织进行，正式发布前应重新获得审批。 4.6 文件的领用 4.6.1 文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。 4.6.2 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件。因丢失而补发的文件，应给予分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。 文件的保存、作废与销毁 4.7.1 文件的保存 4.7.1.1 与质量安全管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。 4.7.1.2 对受控文件，各部门应与生产部保持的《受控文件清单》相一致，如有变化，应通知行政部。 4.7.1.3 任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检查。 4.7.2 文件的作废与销毁 4.7.2.1 所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖作废印章，确保防止作废文件的非预期使用。 文件名称：质量技术文件与资料管理制度 版本：A/0 文件编号： 页码：Page 3 of 3 4.7.2.2 因为某种原因需保留的任何已作废文件，都应进行适当的标识 4.7.2.3 对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请及记录》，经执行组长（HACCP小组长）批准后，由行政部授权相关部门销毁。 文件的借阅、复制 借阅、复制与质量安全管理体系有关的文件, 应填写《文件借阅复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由管理人登记编号。 外来文件的控制 4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。 4.8.2 各相关部门会同行政部负责收集与产品相关