归档文件整理方法方案资料.ppt

2、归档章的位置 归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处，不要压字迹，尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。 首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的， 也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。 光荣册等首页无法盖章， 也无法在文件首页前另附纸页，可在材料内第一页上端的空白位置加盖归档章。 3、归档章的项目及填写方法 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。 （1）全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。 （2）年度：是文件的形成年度，采用公元纪元，以四位阿拉件数字标注，如2016年，应标注为“2016”。 （3）件号：按归档文件排列顺序编写的件号填。 （4）机构（问题）：填写规范化简称，采用机构分类的，填写机构名称，采用问题分类法分类的，填写问题类名。 如可以用“办公室（党群工作）”等规范简称标识。也可以用“BGS（DQ）”标识。 （5）保管期限：按归档文件划定的保管期限填写，是哪种保期限就填写哪一种。为了便于识记，归档章保管期限可用“永久”、“30年”、“10年”简称标识。也可以用代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 （6）页数：填写每一件归档文件的页面总数。即一件文件最后一页的页码。没有重新编写文件页号的，按文件的原有页数填写。一份文件由几部分组成的，把几个组成部分的页码相加之和，即是这份文件的页数。 十一、编制归档文件目录 （二）归档文件目录中所列项目应逐项认真准确地填写 归档文件目录设置有：序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。其填写方法如下： 1、序号：填写归档文件顺序号。 2、档号：按前面所讲方法填写。 3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：登档字〔2016〕8号 （1）联合发文，填写主办单位文号即可。 （2）期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。 （3）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。 4、责任者：填写制发文件的组织或个人（标明职务），即文件的发文机关或署名者。 （1）填写通用简称。 （2）以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。 （3）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。 （4）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位也填入责任者内。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。 1、上级机关普发的文件，放上级。 2、上级机关针对本机关机构设置，人员编制的文件，放本机关。 3、上级机关针对本机关干部任免的文件放本机关。 4、上级机关针对本机关工作人员奖惩的文件放本机关。 5、上级机关通报本机关的文件，放本机关。 6、上级机关或领导人针对本机关工作的指示、讲话、题词、调查报告，放本机关。 7、上级机关批转、转发本机关的文件，放本机关。 8、上级机关的批复与本机关的请示，本机关的批复与下级机关的请示一起放本机关。 9、上级机关下达的工作、生产、经营计划和分配的物资、设备、经费等指标文件，如文件内容是针对本机关的，放本机关；如是针对本系统、本行业，其中包括本单位的文件，放上级。 10、上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括本机关的文件，放上级。如文件内容主要是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。 11、上级机关的内部刊物、简报，是本机关内容的，放本机关，如其中仅有一项是本机关或与本机关无关的，放上级。 12、上级机关的会议文件，本机关的发言和本机关的典型材料放本机关，其余文件放上级。 13、直属上级机关与有关机关的联发文件和共同召开的会议文件，属于本机关内容的放本级，非本机关内容的放上级。 14、本机关起草，以上级机关名义发出的文件，印件和底稿放上级，本机关只保存印件。 15、本机关与外机关协商问题的来往文书，放本机关。 16、本机关与外机关的联发文件和共同召开的会议文件，放本机关。 17、本机关制发的文件，放本机关。 18、下级机关报送的文件，放下级。 19、本机关转发上级机关的文件，与被转发的原件，一并放本机关；如被转发件属于政策法规性重要文件，则应与转发件分开，即转发件归入本机关，被转发件归入上级机关。 20、本机关转发、批转下级机关的文件，与被转发、批转的下级机关的原件，一并放本机关。 六