浅析电力系统信息化档案管理.doc

浅析电力系统信息化档案管理摘要: 随着信息技术的发展，以及电力系统信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。面对全新的网络化、数字化环境，电子文件的接收、存储、保管、利用以及电子文件的完整性、真实性等都带给传统“实体档案”管理模式以巨大的冲击，如何充分利用信息化技术，加快档案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务，电子档案管理也逐渐纳入到信息化建设日程上来。 关键词: 电力系统；信息化；数字化；档案管理 1 档案信息化采用的技术 档案管理现代化是现代科学技术特别是数字化技术和网络技术发展的必然要求, 利用这一现代科学技术, 将档案管理工作从传统的纸质载体向“无纸”的数字载体转变, 从而实现工程档案资料的数字存储与查阅, 其工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。现在普遍使用的方法就是将纸质载体档案信息通过手工著录、扫描等形式, 以数字记录方式存储到服务器、光盘等计算机的各类存储器中。 1. 1 数字化技术 数字化技术是以数字电子计算机硬软件、周边设备、协议为基础的信息离散化表述、定量、感知、传递、存贮、处理、控制的集成技术。在档案数字化技术中, 关键的环节之一就是将档案纸质载体转变成“数字”载体, 而利用现代扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程, 是实现纸质载体转化成“数字”载体的过程。这种依靠扫描设备、计算机等硬件设备进行数字化扫描技术, 符合国家电网公司纸质档案数字化技术规范的要求。 （一）设备选型 扫描设备是实现档案纸质载体转化成“数字”载体的手段, 我们通过对纸质载体档案的分类分析,数字化文件的技术要求, 以及对档案进行扫描的要求与扫描设备的对比, 遵循“经济合理、技术先进”的原则, 来选择功能适当的扫描设备。 (1)档案类型分析 按照档案数字化发展的方向, 目前, 公司以下档案需要从纸质载体转化成“数字”载体: 文书档案: 反映公司党务、行政管理等活动的档案； 科技档案: 反映公司生产、基本建设等活动的档案； 照片档案: 反映工程施工的照片、领导视察工程项目的照片、各种活动的照片等。 这些纸质载体的档案, 其功能、用途、保管期限等不同, 因而纸张大小不统一、纸张厚薄不一致、装订形式不一样等。客观上要求扫描设备的不一样, 增加了设备选型的复杂性。 (2)技术要求 #1048578;《国家电网公司纸质档案数字化技术规范》中, 对数字化文件的质量提出了明确的技术要求, 具体有:a.图像页面清晰可辨；b.数字图像中不能有杂点、黑边等；c.数字图像的偏斜角度要小于1度；d.图像偏斜不超过页面内半个文字。 (3)档案扫描的要求和扫描设备参数对照表 综合上述分析, 在充分论证的基础上, 通过对扫描设备的市场调查、经济技术比较分析, 按照“满足功能要求、优质高效适用”, 选用松下kv- s7065ccn彩色平板式高速扫描仪, 该扫描设备能够实现高速和平板扫描的一体化。分辨率在100～ 600dpi之间, 满足不同清晰度的要求。图像输出有黑白和24位真彩色, 能够最大限度保持图像的原貌。图像处理软件R.T.I.V.能够对数字文件进行纠偏、去污等技术处理。 （二）档案“数字”载体的形成 将一份纸质载体的档案, 转化成“数字”载体, 一般要经过以下8道工序: (1)档案出库, 整理档案, 去除装订物。 (2)检查档案纸张大小、厚薄, 选择手动平板扫描或自动高速扫描。 (3)根据档案原件的清晰度, 调整分辨率。 (4)彩色图像应采用真彩色扫描, 其它采用黑白二值。 (5)对扫描的图像进行纠偏、去污等技术处理。 (6)将数字文件保存到服务器上, 文书档案和科技档案的文件采用TIFF文档保存, 照片档案采用JPG文档保存。文件用实体档案的档号命名,一一对应。 (7)档案恢复原装订, 还回库房。 (8)将数字文件刻录光盘备份。 1. 2#1048577; 网络技术 将纸质档案信息转化为数字化信息, 就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源, 要实现这一点, 必须依靠网络。利用公司现有的局域网构建档案数字化网络, 是档案信息化建设得以进行的最经济有效的必要基础。另外, 有了网络, 没有相应的档案管理软件, 硬件就会像一盘散沙, 无法运作。 按照国家标准规范, 结合电力行业的实际情况, 按照经济适用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则, 经过广泛的调研和比较, 决定选用清华紫光企业档案管理系统软件和紫光档案检索系统实现档案的网络化。 （一）利用清华紫光企业档案管理系统软