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浅议企业档案信息化建设摘要：所谓企业档案信息化，就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行收集、管理、开发和提供利用服务。换句话说企业档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管、利用为重点向以档案数字化管理和企业档案信息实现高度共享为重点的转变过程。 关键词：档案信息化建设 企业档案信息化主要包括以下几个方面的内容：一是实现企业档案信息的数字化；二要实现数字化档案信息的智能化管理；三是要实现企业档案信息的高度共享。 档案信息的数字化 档案信息化建设作为一个系统工程，而档案信息的数字化则是这个系统工程中的基础部分，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。 目前大部分企业档案馆（室）藏档案载体主要是纸质档案、实物档案和声像档案，而尤以纸质档案为主。对纸质档案进行数字化处理主要有三种方式：第一种是通过计算机人工录入；第二种是通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第三种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由数码照相机或扫描仪按页拍照或扫入计算机制成图形文件。前两种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用前两种方式就会暴露出如下致命弱点：采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢；用OCR字符识别的准确率低，尤其对于手写体字迹或印刷质量稍差的字迹；而第三种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。对于实物档案则可以通过用数码相机对实物进行拍照，并压缩成JPG或GIF格式，以数字图像的形式存储到计算机存储设备中。对于声像档案的数字化主要包含两方面内容：一是将普通摄像机拍摄的模拟视频信号可以通过专门的视频采集设备将之数字化，并加工成数字视频档案；二是指通过数码摄像机拍摄下来的录像，本身就是数字视频，输入到计算机直接就可以通过视频编辑软件加工成数字化视频档案。 通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。 馆（室）藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，企业档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：对于大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持；对于中小型企业档案馆（室），在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。 数字化档案信息的管理 上面谈到了档案信息数字化的问题，这只是档案信息化的一部分，重要的是要将那些数字化了的档案有效地管理起来，这需要借助专业的档案管理软件。 我国各级各类企业档案部门开展档案管理数字化的实践与探索始于2 0 世纪9 0 年代，随着计算机、信息网络技术的发展，档案管理信息化的应用技术和水平也随之不断发展和提高，大致可以归纳为三方面的发展方向。第一、档案文件目录信息检索系统的建立与应用。档案文件目录信息检索系统的应用，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆（室）的库藏档案数量巨大，档案的利用频繁，为了方便利用者，提高查询效率，档案部门利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。第二、“文档一体化”管理。1 9 9 2 年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“