会议展览活动之安排.PPT

報名費 即便是單一的一場會議也有許多不同的訂價結構。 如果是產業協會的會議，通常會員在報名費上面可以享有折扣，如此可鼓勵人們加入協會。 * 第十章 會展活動的執行 預先報名 提早報名優惠價是吸引人們提早報名的主要誘因。 提早報名也有助於紓解報到當天報到區的擁擠與等待，使報到流程更順暢。 * 第十章 會展活動的執行 現場報名 會議展覽的報到區是與會者最先接觸的地方，建立與會者對整體會議展覽活動的第一印象，並影響其對後續活動的期待與感受。 報到處在第一天應安排充裕的人力，並於會議展覽期間持續開放。 會議展覽籌辦單位通常會將報到處委外，尤其是在舉辦大型會議展覽活動時。 * 2012高雄國際會議中心開幕典禮報到處/ 感謝高雄國際會議中心提供圖片 第十章 會展活動的執行 住宿 * 如需為與會者安排住宿，有四種方式可供選擇: 第十章 會展活動的執行 規格書 規格書(Specification Guide, Spec Guide) 規格書分成三部分： * 係指會議展覽活動中對供應商所有需求與工作指示的摘要文件。 此文件由會議展覽規劃單位簽署並分發給所有相關的供應商，用以做為會議展覽規劃單位與供應商溝通服務需求之工具。 概述 活動時程 活動安排指示 第十章 會展活動的執行 會前會議與會後會議 會議展覽活動規劃單位在活動開始的前一兩天會召開會前會議 會議展覽活動結束時，會議展覽活動規劃單位會將主要的活動做成書面檔案 * 此會議將聚集旅館或會議活動場地與設施機構的相關部門主管 這份檔案一方面可供下一次規劃會議展覽活動參考之用，另一方面也可以做為會展場地服務單位的服務績效報告 第十章 會展活動的執行 結語 同時滿足與會者在教育訓練和休閒兩方面的需求 活動場地布置應該配合活動目標 設計活動內容時需要有專業類別與程度的概念 提供專業的住宿、報名與報到的安排 邀請付費的及志願的演講者各有利弊 使用演講者手冊並督促演講者做好演講準備 貼心設計餘興活動並避免與會議展覽活動發生衝突 第十章 會展活動的執行 * 第十章 會展活動的執行 第十章 會展活動的執行 第十章 會展活動的執行 第十章 會展活動的執行 第十章 會展活動的執行 第十章 會展活動的執行 第十章 會展活動的執行 第十章 會展活動的執行 第十章 會展活動的執行 Producing MEEC Gatherings * 第十章 會展活動的執行 本投影片僅供教學使用，請勿使用於任何商業行為 本章目標 會議展覽活動的報名流程 會議展覽活動的住宿安排 會議展覽活動規格書的組成元素 會議展覽活動的會前會議與會後會議 * 第十章 會展活動的執行 會議展覽活動之安排 * 第十章 會展活動的執行 主要的會議型式 * 第十章 會展活動的執行 活動內容 盡量提供與會者各場次足夠的資訊，以供與會者評估與選擇參加自己適合參加的會議 為了較精確的和與會者溝通活動內容，可以用類別(Track)與程度(Level)的想法來為活動內容定位 從活動場次說明，與會者可更清楚知道該活動是否適合其目的與程度 * 第十章 會展活動的執行 場次時程 * 第十章 會展活動的執行 會議規畫者在會議活動期間，須時時調控時間，以確保活動能順暢且準時進行 議程安排須精采且多樣化，以吸引與會者繼續參加下個場次活動 會議規劃者常犯的最大錯誤之一：將不同的活動安排在同一時段 給與會者充分的時間輕鬆自在地參與各項活動 茶敘時間與餐飲安排 (1/2) 在一整天的會議展覽活動中，安排足夠時間讓與會者用餐與恢復精神非常重要 寧可為與會者安排好餐點，而不要讓與會者在會議中心以及其周圍找東西吃 中場的茶敘時間，可供與會者與老朋友敘舊、接洽生意、建立人際網絡 茶敘時間與用餐時間可提供贊助廠商絕佳的機會，可用供應食物與飲料的方式，讓與會者認識其產品與品牌 * 第十章 會展活動的執行 茶敘時間與餐飲安排 (2/2) 會場供應的都是高醣與高糖的餐飲，與會者吃了這類食物後卻容易昏昏欲睡 在餐飲中添加堅果與起司類的蛋白質、生菜以及水果會是較有益健康的，並可使與會者有精神專注於會議 雞尾酒歡迎會與晚餐的供應同樣有其挑戰性。過度沉迷於酒精性飲料不僅有礙健康，並可能帶給會議籌辦者潛在風險 * 2012高雄市生物多樣性地方行動計畫國際研討會茶敘時間-/感謝高雄國際會議中心提供圖片 演講者安排 - 志願性演講者 優點 降低費用(演講者可能已有參與會議的預算，而不需負擔其交通與住宿費用) 演講者是該演講主題的專家 如果演講者為該產業領袖，可以吸引更多人來參加 可建立演講者與主辦者的關係? * 第十章 會展活動的執行 演講者安排 - 志願性演講者 缺點 演講者可能疏於演講的準備 即使演講者是該主題的專家，他未必是出色的演講者 演講者可能偏離主題(演講者