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劳动合同归档方案.
劳动合同归档方案一、目的规范公司劳动合同管理,保证劳动合同齐全完整,便于今后查找。二、归档流程1、审核劳动合同的规范性:劳动合同签订完毕后检查劳动合同填写是否规范,有无涂改或字迹不清的地方,有无缺页少页,合同是否盖章,确保合同表面整洁无污渍。2、劳动合同编码:编码规则按劳动合同自然生成的顺序生成3位流水码,即从第一位签订合同的001号一直往下顺序编码直至999号。对于第二次或以后续签的劳动合同编码执行第一次劳动合同号。3、登记劳动合同台账:建立劳动合同单独的台账,台账内容包括:员工姓名、员工编码、入职日期、劳动编号、劳动合同签订的起止日期等。将编好码的劳动合同登记到劳动合同台账中,并在劳动合同台账中注明是第几次续签劳动合同。新上线的ERP系统可以定期根据建立的劳动合同台账更新。4、劳动合同的归档:将编好码的劳动合同按照顺序号整理归档,归档时要注意档案的整齐整洁,保证按顺序号排列,无错排和缺号的情况。5、劳动合同的借阅管理:建立劳动合同借阅台账。台账中注明借阅人姓名、借阅合同编号、借阅谁的劳动合同、借阅劳动合同的起止日期、借阅日、计划归还日期、借阅人签字确认等内容。对于到期没有归还的要及时催交,仍需借阅的需要从新办理借阅手续。4、劳动合同归档注意事项:①离职人员的劳动合同执行原在职时的劳动合同编码,离职后不再从新整理编码。②对于3为流水码的编码方式不能满足合同编码需要时,从不能满足需要的劳动合同起建立新的编码方式,原劳动合同不在从新编码。例最后一份合同编码999后下一份合同编码执行4为流水码即为0001,前999份合同不再从新按4位流水码编号。刘辉 2012-11-3
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