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计算机地质档案管理探究及其应用【摘要】信息技术和多媒体技术，越来越广泛的应用在地质档案管理当中，有着广泛的应用前景。随着科技日新月异的发展，地质档案管理现代化的必要性日趋突出。地质工作的开展和调查，必须依据地质科技档案资料作为依托，提高工作效能。运用电子计算机技术，实现地质档案管理的自动化是地质档案工作技术手段现代化的核心。本文结合工作实际论述了计算机技术在地质档案资料管理中的应用。 【关键词】地质档案；资料；研究；应用 地质档案部门作为行业信息的重要组成部分，以崭新的面貌服务于地质工作。随着地质工作的广泛开展，生产不断发展，地质档案数量急剧增加，地质档案利用率也不断提高，传统的手工整理档案，手工检索已经越来越不适应现实需要，如何以较少的人力，物力更好地整理加工档案信息，为利用者提供准确.快捷的服务，全面推广计算机在地质档案管理的应用势在必行。 1 计算机在地质档案管理中的应用 运用现代计算机信息处理技术，实现地质档案工作技术现代化、信息传递网络化。地质档案信息传递网络的主要功能和优越性主要表现为有利于档案信息资源共享，实现远距离检索和传递。尽管计算机在地质档案工作的所有领域都有着广泛的应用前景，但从目前的情况来看，在地质档案工作的每一个业务环节和每一个管理项目都应用计算机，似乎没有多大的必要，也不太现实。比方说，每一套地质报告都有十几张、几十张乃至几百张图纸，假设平均每个地勘单位有500卷(件)档案，每卷有50张附图，共有25000张图，每张图规格为40厘米x40厘米，MAPGIS成图每张得5天时间才能完成，且不说计算机容量及文字数量问题，单是把这些图件送进档案数据库，就需要300多人手；有些业务环节和管理项目，采用手工管理的方式还没有遇到很大的困难，还可以胜任，并且更符合效益原则，那就可以暂不采用计算机。这点和我国整个现代化建设既要考虑应用先进技术，又要充分利用丰富的劳动力资源是同样的道理。根据档案工作现代化基本决策目标的要求，先进技术的应用必须具有经济上的合理性。如果用计算机把地质档案工作的一切领域全副武装起来，那么，技术的先进程度虽然提高了，而经济的合理程度却因此而降低了。这不符合档案工作现代化的基本决策目标。笔者认为，档案部门当前应用计算机的重点应放在编目检索及借阅管理上，这是地质档案工作现代化进程中的主要一步，是地质档案部门应用计算机的重点领域。 2 对计算机地质档案管理的研究 2.1 自动编目，地质档案目录，按照一定的原次序和方法，编排组织成具有一定体系的地质档案。条目组合是地质档案管理检索和报道的工具:每年的报告成千上万，手工编目太慢.而计算机能大大改善档案手要检索工具的质量。 2.2 联机自动检索，是推进地质档案开发利用的主要手段。地质档案是地质工作服务于我厂生产的主要载体。我厂有内部网、可以使档案室和技术部门联网，从而使档案利用者直接通过计算机查到所需的档案信息.有效地发挥档案的价值。 2.3 地质档案的借阅实现自动管理，可随时掌握利用者正在调阅地质档案数量、密级、时间、复制、摘抄等情况. 2.4 地质档案的统计，计算机根据地质档案数据库的信息制作地质档案进库统计，利用统计进行库房的汇总。 2.5 地质档案的保密，计算机可以根据地质档案密级程度设置密码，使具有保密性质档案做到不泄密。 2.6 地质档案的编研，计算机系统根据地质档案数据库。总之后计算机技术的飞速发展为地质档案管理提供了便捷的手段，提高了地质档案管理的工作效率，提高了地质档案查全率，查准率、加快了档案的检索速度，从而使地质档案为我厂的领导决策，经济建设以及地质开发部门的勘探提供了准确、便捷、快速的服务，发挥了地质档案最大的利用价值 3 计算机地质档案管理中的应用 3.1 计算机在地质档案编目检索中的应用 计算机是理想的地质档案资料检素设备，有了它，不仅可以提高查找资料速度，节省时间，还可以提高查全率和准确率，节约劳动力资源。在应用计算机管理地质档案过程中，笔者曾尝试过3种方式:FOXBASE数据库、EXCEL文档、地质档案管理系统软件。考虑到各种检索方式的需要，要从多方面设计库(文档)结构。如:按档案号、资料名称、比例尺、作者、工作时间、工作单位、找矿手段、矿种、地区、地名进行编目。 用FOXBASE数据库进行检索要求很严，半角/全角、大/小写状态、语句、标点不能有一点差错，查找起来很不方便。 用EXCEL文档管理，它的优点是输入文字或数字时可以用向下充填、等差/等比序列充填，非常方便快捷。缺点是查找时，只能一下一下地点“查找下一个”，一条一条地查，不能一次显示查到符合条件的所有的内容。 地质档案管理系统软件检索地质档案资料，就解决了一次显示一