电子文件中心的建设发展问题分析.docVIP

电子文件中心的建设发展问题分析 邱晓威 随着办公自动化、电子政务和科研生产等专业领域的信息化建设，电子文件的数量增长很快，如何管理和保存电子文件已经是需要迫切解决的问题了。近来各地陆续出现了包括电子文件和电子档案，并将归档前的文件与归档后的文件结合进行连续管理的机构或工作模式。例如在深圳市、天津经济开发区、北京市宣武区、贵阳市小河区等地所分别见到的情况，他们对此有的称文件中心、电子文件中心、文档中心、或冠以其他名称（本文内统称电子文件中心）。据了解，有一些地方也在准备这样做，或考虑效仿此类做法。似乎可以将这种情况看作一种新的动向。这种情况为什么会出现，好处体现在什么地方，其发展前景是什么，对档案管理工作有什么新要求，对相关理论和方法会带来什么影响，需要解决什么问题等亟待研究。只有对这种情况所涉及的问题有了深刻的认识才能使我们在面对机遇和挑战时，做到以创新应对新问题，争取到主动。 需要说明的是，虽然这里使用了电子文件中心的提法，但落实到具体对象时含义有所不同。这是因为实际存在的电子文件中心之间的确有较大的差别，有的甚至在正式名称中并未加上“电子”两字，只是其中包括了电子文件管理。考虑到各地基础条件不一样，实现目的也各有侧重等原因，难以进行全方位的类比，所以这里仅突出其对以机构或职能的整合方式实现对电子文件（包括电子档案）的连续性管理这个基本特征进行分析。这里所说的电子文件其实既包括了现行阶段的“文件”也包括了归档后作为档案保存的“文件”。 电子文件中心建设有着较深刻的社会需求背景 我国信息化建设和体制改革的大环境就是电子文件中心建设需求的大背景。从第八个五年计划开始，我国已经连续将信息化建设列入重点发展的目标，在第十一个五年计划中更是重中之重。同时随着我国各级管理机关和其他部门管理体制改革的深入，对精简机构和提高效率也有了新的要求。所以对文件管理和电子文件管理都有必要考虑适应这种情况的新体制、新方法。如深圳市民中心的启用，将市内的党政机关集中，管理和服务机构集中，形成了数十个局、委、办在网络环境中协同办公和共同面向服务对象的工作格局。在这种情况下，机关文件和档案管理模式必须配套，否则小部门内各自的文件和档案管理机构有可能成为影响整体效率的因素，于是成立可对电子文件和纸质文件进行统一管理的文件中心就成为一种很好的选择。例如，北京市宣武区对成立文档中心的主要考虑是档案工作面临着的两个转变：一是档案管理工作要由以行政管理为主向以法律监督为主转变；二是档案工作要由重保管向重利用方面转变，并以此应对围绕党政工作、社会热点、贴近现实开展服务方面对档案工作的更高的要求。 从世界范围看，一些国家对电子文件的管理策略和模式也在变化之中。例如美国，原本就设立了对国家文件档案管理局，可以说对文件和档案的连续管理有了很好的基础，但是曾经有一段时间把某些电子文件的长久保存责任推卸掉（GRS20中的条款规定，有相同纸质文件的电子文件可不长久保存）。但近来该国的相关策略有了新的进展，投数亿美元建设电子文件档案馆，将真实长久地保存电子文件做解决问题的重点。还有的国家是采取统一的立法方式，将文件或电子文件的整个生命周期联系到一起，如加拿大等国家。同时相关国际标准中也体现出这种趋势，如ISO 15489中就体现了文件连续管理的理念，而且已有数十个国家宣布将此标准直接作为国家标准。不管怎样，其共同点都是从更好地保证文件的真实、可靠及兼顾管理和面向服务等满足社会需求出发，加强了对电子文件的控制管理，强调了在数字环境中的文件与档案的联系。 由于信息网络的广泛应用，使电子文件中心的建设成为热点的重要因素。产生和保管文件的电子化或信息化环境既提出了文件归档前后的一体化管理要求，同时也提供了技术条件。如深圳市的数字档案馆建设目标就是将文件中心的管理模式作为核心，实现文件从生成、保存到服务于社会的一体化管理，经过多年的努力，这个具有较先进设计理念的数字档案馆很快将在深圳市民中心正式运行。北京市宣武区建立文档管理中心的建设也是从社会需求出发，提出了三个原则：即精简效能的原则、从实际出发的原则、与办公自动化同步发展的原则，可以看出也基于类似的目标。做到建立与本机关规模、层次、资源情况相适应的文档管理模式，做到人员使用、办公资源和经费的合理配置，实现机关文档管理的信息化以及文档信息的有效利用。 从解决电子文件存在的问题出发，文档一体化的管理成为了一种必须遵循的模式。前端控制、全程管理是解决电子文件的真实和完整问题的原则要求，这已成为国际共识，国家标准GB/T 18894亦是按此要求制定的。建立文件中心是从机构设置上实现了这种要求，应当说比标准的约束力度更大，更直接，也更有保障。可能在一些地方，当前电子文件所占的比例不如纸质文件多，而且多数电