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如何建立和管理业主档案 当业主入住后，物业公司应及时为他们建立档案资料，业主的档案资料一般包括：入住通知书、房屋验收单、入住登记表、商品房买卖合同复印件、装修协议书、停车管理服务协议、业主交费记录表、维修登记表、催费通知书、产权变更记录表、特约服务的委托协议等。另外，由于许多新政策的落实还需要一定的时间，目前，大部分物业公司还应保存前期物业管理服务协议和供暖协议。 以下是某公司的业主档案的内容： 业主入伙档案一、业主入伙资料,主要包括:1.《入伙通知书》;2.房产证或购房合同复印件;3.业主身份证复印件和代办人份证复印件及授权委托书;4.营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件(业主属法人单位);6.《业主(临时)公约》;7.《收楼书》存根;8.《整改项目报告》。二、业主家庭情况资料,主要包括:1.业主档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);2.随住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);3.暂住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);4.业户车辆情况资料(《车辆情况登记表》);5.办理停车手续资料(《车位有偿使用协议书》)。 业主装修档案一、装修申请审批资料,主要包括:1.《装修申请/验收表》;2.《装修审批通知书》;3.装修图纸及审批资料;4.装修施工单位营业执照及资质证书复印件; 二、装修管理档案,主要包括:1.《装修管理协议》; 2.装修施工人员档案(《施工出入证办证登记表》);3.装修巡查记录(《装修巡视检查记录表》);4.《违反装修规定整改通知书》及《装修验收整改通知书》;5.装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)。以上业主入伙档案及业主装修档案合并为业主档案,按档案管理规程由兼职档案员进行管理。 以下为入伙装修期间所使用的文件及表格1.入伙通知书2.收楼须知3.入伙预交费用一览表 (1)业主/住户情况登记表(个人) (2)业主/住户情况登记表(单位)4.收楼手续流程条5.收楼证明书6.业主公约7.委托银行代收费协议书8.业户手册9.装修指南10.住宅质量保证书11.住宅使用说明书12.收楼书13.整改项目报告14.其它入伙代办手续签约表格15.装修申请/验收表16.装修审批通知书17.房屋装修管理规定18.装修管理协议19.施工出入证办证登记表20.单元施工许可证21.出入证22.动火许可证23.违反装修规定整改通知书24.装修验收整改通知书25.装修巡视检查记录表 业主档案管理规定 1、? 业主档案管理由专人负责，入住、退房、换房等异动情况随时进行整理、录入。2、? 档案管理人员必须保证档案摆放整齐、清楚、易查阅。3、? 每周一将园区入住情况告知相关部门，每月28日前将入住情况书面通知相关部门。4、? 管理处相关人员查阅档案，必须进行登记后再进行查阅；如档案需外借，需做详细记录。5、? 如查阅人员为外单位人员，需提供该人员所属单位出据的证明材料作为存档资料，并经管理处经理同意。6、? 查阅时应保证资料完好，不得丢失或损坏。如查阅人员在查阅过程中将档案资料损坏或丢失，根据管理处相关规定承担责任。