深入探析数码照片档案的规范整理海口市档案局司银月.pptVIP

数码照片档案的规范整理  海口市档案局 司银月 数码照片档案的规范整理 一、数码照片的收集 二、数码照片的分类 三、数码照片的鉴定 四、数码照片的排列 五、数码照片的编号 六、数码照片的编目 七、数码照片的装盒 八、数码照片的存储 数码照片档案的规范整理 　两个基本概念： 数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。 数码照片档案：指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和该照片的文字说明两部分组成。 一、数码照片的收集 　收集范围： 　　　凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体参照国家标准GB/T11821—2002《照片档案管理规范》收集。 二、数码照片的分类 在同一全宗内，数码照片按“保管期限——形成年度”分类。 形成数码照片比较多的单位也可按“保管期限——形成年度——问题”分类。 分类方案应保持前后一致，不应随意变动。 三、数码照片的鉴定 没有保存价值的或重复的数码照片不得归档。反映同一场景的数码照片一般只保存一张。 归档的每一张数码照片都要确定保管期限。 依据《海南省数码照片档案管理暂行规定》，数码照片档案保管期限有永久和定期两种，其中定期为30年。 数码照片档案保管期限划分按照国家档案局2006年8号令即《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行（其中10年期限合并为30年）。 四、数码照片的排列 在光盘根目录下建立一个命名为“DATA”的文件夹。DATA文件夹下存放同一年度同一保管期限的数码照片。 数码照片按形成时间(或重要程度)先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。 五、数码照片的编号 　数码照片档号格式为： 　全宗号-保管期限代字-数码照片号。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号 保管期限代字：永久、定期分别用Y、D代表标注 　 　B098－Y－0002五、数码照片的编号 　 　B098－Y－0002 　B098－Y－0002 数码照片号：是指在同一保管期限同一年度（光盘根目录文件夹“DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+流水号”构成。 形成年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。JPG 六、数码照片的编目 （一）数码照片光盘目录的编制 （二）盘内数码照片文件目录的编制 （三）数码照片档案基本目录封面的填写 （一）数码照片光盘目录的编制 数码照片光盘目录应逐张光盘编制。 数码照片光盘目录项目包括：全宗号、光盘号、题名、起止年月、张数、保管期限、备注 （一）数码照片光盘目录的编制 光盘号 题名 起止年月 张数 保管期限 备注 全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号； 光盘号：在同一全宗同一保管期限内，按形成时间从“0001”开始编制流水号； 题名：全宗名称+年度+内容+数码照片文件； 数码照片光盘目录 　全宗号：  起止年月：指光盘内数码照片的最早拍摄年月和最晚拍摄年月，用12位阿拉伯数字表示，如“201101-201112”； 张数：光盘内数码照片文件数； 保管期限：根据划定情况填写“永久”或“30年”； 备注：注释需要补充和说明的情况。 数码照片光盘目录 全宗号：B098 光盘号 题 名 起止年月 张数 保管 期限 备注 0001 海口市爱卫办2010年爱国卫生运动工作数码照片文件 201001-201012 28 永久 0002 海口市爱卫办2011年爱国卫生运动工作数码照片文件 201101-201112 30 永久 （一）数码照片光盘目录的编制 （二）盘内数码照片文件目录的编制 盘内数码照片文件目录应逐张照片编制。 盘内数码照片文件目录项目包括：全宗号、保管期限、光盘号、数码照片号、题名、拍摄时间、拍摄者、备注。 （二）盘内数码照片文件目录的编制 数码 照片号 题 名 拍摄 时间 拍摄者 备注 全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号； 保管期限：根据划定情况填写“Y”或“永久”、“D”或“30年”； 光盘号：在同一全宗同一保管期限内，按形成时间从“0001”开始编制流水号； 盘内数码照片文件目录 光盘档号：（全宗号—保管期限—光盘号） （二）盘内数码照片文件目录的编制 数码照片号：是指在同一保管期限同一年度（光盘根目录文件夹“DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+流水号”构成。 题名：简明概括的反映数码照片的具体内容，包括时间、地点、人物（要标明主要人物的具体位