制作信函合并打印分发.ppt

改善了中文校对与更正功能，甚至可以提供错别字的更正建议 本章学习的主要内容 关于邮件合并： 邮件合并，就是在邮件文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通讯资料，使打印输出得以批量处理。此功能特别适合个人信函、信封、标签或者其他的批量打印输入。 邮件合并的基本过程： 1、建立主文档 2、建立数据源文件 3、将主文档与数据源文件合并 重点： 掌握“主文档”的处理手段 1、建立主文档（信封） 1、建立主文档（信封） 1）自定义信封格式 1、建立主文档（信封） 2）通过“邮件合并”任务窗格 确定信封 2、输入信封内容 1、数据源文档及其创建方法 2、在Word中通过向导建立邮件合并数据源 3、管理数据源 第三节 进行邮件合并 1、插入合并域 2、预览与调整信封 2、预览与调整信封 1）预览合并效果 2、预览与调整信封 2）调整信封内容格式 3、将合并后信封输出打印 3、将合并后信封输出打印 1）合并到打印机 3、将合并后信封输出打印 2）合并到新文档 第四节 邮件合并工具栏 1、“邮件合并”工具栏 2、主文档和数据源 3、插入数据内容 1）插入地址块 3、插入数据内容 2）插入其他域项目 4、显示与查看不同效果 5、完成邮件合并 本章小结 本章练习 制作套用信函 要求： 内容为公司会议通知 会议时间为2004年7月1日 会议地点为公司一会议室 需通知技术部、客服部、市场部、人力资源部、财务部、后勤部 目的 将合并结果保存一个独立的文件，以便多次使用。 避免了重复进行邮件合并的繁琐操作。 使用工具 1、通过“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮。 2、任务窗格“编辑个人信函”选项。 “合并到新文档”对话框的使用 如何对不同收件人的信封进行不同的个性设置 在合并后的文档中直接编辑修改。 重点： 掌握“邮件合并”工具栏的应用 内容： 关于主文档与数据源 插入数据内容、问候语等 查看不同效果 目的 利用“邮件合并”工具栏的按钮可完成在“邮件合并” 任务窗格中的大部分操作以及其他操作 。 使用设置文档类型按钮 将普通文档设置为邮件合并用主文档的类型，或将当 前邮件合并主文档重新设置为普通文档。（断开连接） 使用收件人按钮 打开“邮件合并收件人”对话框，重新选择当前主文档 的收件人或对其进行编辑。 使用打开数据源按钮 1）字段名称与当前数据源匹配 ： 打开文档并显示新数据源文件中数据 。 2）字段名称与当前数据源不匹配 ： 打开“无效的合并域”对话框 。 可以将主文档当前使用的合并域用新的数据源文 件中的域替换，或直接将其删除。 地址块的作用 地址块与地址域 “插入地址块”对话框中“更新域”的作用 目的 快速添加规范、常用的其他项目。（如：问候语） 使用工具 通过“合并邮件”工具栏按钮处理 。 设置地址域与数据库域之间的匹配 “查看合并数据”按钮的作用 可在域名和具体数据内容间切换。 “合并域底纹”按钮的作用 “查找条目”按钮的作用 “域映射”按钮的作用 使用“检查错误”命令设置查错的方式 设置合并的目标位置 学习内容回顾 设置主文档 设置数据源文档 编辑和设置主文档内容 完成邮件合并 “邮件合并”工具栏 邮件合并与合并文档不同，合并文档是指将文档的几份副本中的批注信息合并到一个文档中。 上一页 下一页 第九章 制作信函合并 目标 1.设置主文档 2.创建数据源文件 3.进行邮件合并 4.邮件合并工具栏 总结 练习 打印分发 制作信函合并打印分发 上一页 下一页 第九章 制作信函合并 目标 1.设置主文档 2.创建数据源文件 3.进行邮件合并 4.邮件合并工具栏 总结 练习 打印分发 制作信函合并打印分发 上一页 下一页 第九章 制作信函合并 目标 1.设置主文档 2.创建数据源文件 3.进行邮件合并 4.邮件合并工具栏 总结 练习 打印分发 制作信函合并打印分发 上一页 下一页 第九章 制作信函合并 目标 1.设置主文档 2