外来文件管理规定 .docxVIP

外来文件管理规定目的：Purpose:对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。适用范围：Scope:适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。定义：Definition:3.1 技术标准:涉及到本公司产品等相关的国际标准、国家标准、行业标准；3.2 法规规范:与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；3.3 政策文件:国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。3.4 体系文件：ISO/TS16949条款，ISO14001条款，AS9100条款，ISO9001条款ISO9004条款，OHSAS18001（如适用时）。权责区分：Responsibilities:4.1 文管中心统筹管理和保存公司除图纸以外的外来文件。4.1.1技术标准类外来文件由工程部搜集，统一存储在文管中心，图纸由工程部负责接收和管理其分发；4.1.2人事行政部负责获取和管理法律法规及政策文件类外来文件，统一存储在文管中心，；修订记录：Revision Content:RevRevise Reason Made By Audit By Approved ByDate工作流程：Working Flow:无工作说明：Workingdescription7.1外来文件的获取7.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。7.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给办公室管理部门。7.2 外来文件的识别7.2.1技术标准a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。7.2.2法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到文管中心进行识别和保存；7.2.3 政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别。7.3 外来文件的分发7.3.1对外来文件识别后，将外来文件及时存档管理；7.3.2对需分发的外来文件，由确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯；7.4 外来文件的更新7.4.1涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。7.5 外来文件的查询各部门可根据需要，到各归口部门查阅。7.6 外来文件的检查品保部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。7.7 文件的保存与销毁7.7.1 外来文件版本未更新时，永久保存电子档文件。7.7.2外来文件更新版本后，将新版的前一版本电子档外来文件直接移至设有权限控制的文件夹中，避免误用。7.7.3纸质档外来文件旧版需要盖《非受控文件章》作标识，避免误用，已经分发的外来文件需要收回并销毁。；7.7.4 外来文件更新的前两个版本的电子档文件或纸质档文件直接撕毁（销毁）或盖作废章。7.8 外来文件的标识：7.8.1 外来文件电子档，使用权限控制，在文管中心建立可编辑和可查看文件夹，仅文控人员可以由编辑权限，可编辑文件夹中除文控人员可以进入外，其它人员均无权打开相应的文件夹，可查看文件夹仅存放PDF档，且除文控以外的人员均无编辑权限。因此，电子档外来文件，无需盖章发行。7.8.2 外来文件书籍，在书本第一页盖文管中心外来文件印章。7.8.3 所有已登记的外来文件，在外来文件总清单中盖文管中心外来文件印章。相关文件：Related Files:8.1文件管理办法8.2 记录文件管理办法相关附件：Relatedaccessories:9.1 外来文件清单一览表9.2文件借阅申请/查阅表9.3 外来文件印章