会议筹备方案的概述.docVIP

会议筹备方案的概述 会议筹备方案的概述 1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:(1)确定会议的主题与议题。(2)确定会议的名称。(3)确定会议和议程。(4)确定会议的时间性和地点。(5)确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要(6)确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。(7)确定会议与会代表的组成。(8)确定会议经费预算。(9)确定会议住宿和餐饮安排。(10)确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 2.会议筹备方案的作用:(1)确保会本文由论文联盟http://www.LWlM.cOm收集整理议的周密组织(2)确保会议服务质量和沟通协调到位;(3)确保会议领导的意图得以贯彻执行 3.电话会议及视频会议(1)电话会议交流信息的特点1)电话会议:方便灵活，准备时间短，回复迅速。缺少身体语言，难以进行互动交流;缺少文本，难以传递大量细节信息。　为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)。　2)电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息;2认真分发会议书面信息材料;3合理安排会场信息传输设备;4按时接通电话;5互相能报出席情况;6做好会议记录。 (2)视频会议1)视频会议的特点:声音和图像同时传送。不受空间的限制。节省时间、费用。交流效果较好。视频会议的交流不够深入广泛。　2)视频会议信息工作的要求.由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：1 发出开会信息;2分发文件信息资料;3布置会场;4置与检查会场信息传输设备;5做好会议准备;6采用行集中后分散的形式;7汇总情况信息。 4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。 　5.会务机构分工的要求.会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：(1)要根据会议的规模和类型组织人员队伍。(2)会务机构要分工明确、责任到人。(3)加强协调，定期沟通。 1