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电子文件归档与整理 第一讲 概念和种类 一、什么叫电子文件 电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。 电子文件的基本特征： 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 二、电子文件的种类 电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法： （一）按电子文件的信息存在形式分类 1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。 3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。 6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 （二）按文件的功能分类 分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。 7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 （二）按文件的功能分类 分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。 主文件和支持性、辅助性、工具性文件是相互作用，相辅相成的。没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件不能独立地行使文件的职能，没有支持性、辅助性、工具性文件，主文件可能无法正常运行和查找。 （三）按文件的生成方式分类 分成计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。 第二讲 电子文件的特点 一、电子文件的数字化信息形态 电子文件是在电子计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。在电子计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均以数字编码的形式存在。 二、电子文件对设备及标准的依赖性 电子文件对设备依赖性，从以下几个方面体现：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。 三、电子文件载体的非直读性 电子文件的非直读性体现在很多方面：一是数字编码记录于载体上；人的眼睛无法分辨，何况磁性载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到；二是载体上的信息记录密度极大；三是载体上的数字信息往往进行过压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压或解密也不能读取其内容。 四、电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性 电子文件的物理结构是指其存储在载体上的位置及分布情况。信息的逻辑结构是指其自身的结构。电子文件物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一个电子文件的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常的显示输出。 元数据则是电子档案的技术数据，电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。电子文件的动作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完整、详细。如果不特意提供或补充这种元数据，就可能